La normativa della privacy per te e i tuoi clienti sta cambiando e manca ormai poco tempo per conformarsi alla nuova legge GDPR. E tu, sei pronto ad adeguarti?
Che cos’è il GDPR?
Per “GDPR” (“General Data Protection Regulation”) si intende il nuovo Regolamento Europeo n. 679/2016 in materia di protezione dei dati personali. La nuova normativa entrerà pienamente in vigore in tutti i Paesi dell’Unione Europea il prossimo 25 maggio 2018.
Il GDPR introduce importantissime novità per cittadini e imprese, con l’obiettivo dichiarato di elevare il livello di protezione dei dati, rafforzare la fiducia dei cittadini e sostenere la crescita dell’economia digitale.
Come faccio a sapere se il GDPR si applica alla mia attività?
Se sei un’azienda o uno studio professionale che tratta dati personali in Italia o in un altro Paese dell’Unione Europea, sei tenuto ad adeguarti al GDPR.
Il GDPR si applica anche a imprese ed enti che hanno sede al di fuori dell’Unione Europea le quali vendono beni o servizi, anche via internet, all’interno dell’Unione Europea.
Ma che cos’è un dato personale? In pratica, un dato personale è qualunque informazione riconducibile ad un individuo. Ad esempio, sono dati personali il nome e cognome di una persona e tutti i suoi dati anagrafici, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, ma anche una fotografia, i suoi dati biometrici (es. l’impronta digitale o le caratteristiche della sua firma autografa), il suono della sua voce, le sue abitudini alimentari.
Alcune categorie di dati (come quelli relativi ai dati genetici, allo stato di salute, all’orientamento sessuale o all’apparenza a partiti e sindacati) sono considerati sensibili e richiedono misure aggiuntive di protezione in base alla normativa.
Quali sono le mie responsabilità come azienda o studio e cosa rischio?
Ai sensi del GDPR, dovrai adottare tutte le misure di protezione dei dati previste dalla normativa. Ecco alcuni esempi di quello che dovrai fare per adeguarti al GDPR:
- informa in modo chiaro, semplice e non “legalese” i tuoi clienti, dipendenti e gli altri interessati di come tratti i loro dati: dì loro chi sei quando richiedi dei dati, perché li stai trattando, per quanto tempo verranno conservati e a chi devono essere comunicati;
- chiedi in modo esplicito il consenso delle persone di cui raccogli i dati; in caso di minori, verifica il limite di età per chiedere il consenso dei genitori;
- assicurati di poter rispondere alle richieste degli interessati: il GDPR attribuisce a tutte le persone il diritto di sapere chi e perché tratta i loro dati, di modificarli, di cancellarli, di opporsi al marketing diretto e alla profilazione, oltre che il diritto di trasferire i propri dati ad un'altra azienda (i.e. portabilità);
- in caso di violazioni di dati o data breach – ad esempio, in caso di divulgazione non autorizzata di dati a causa di un problema di sicurezza – dovrai darne comunicazione entro 72 ore all’Autorità di controllo;
- nel caso in cui tu intenda affidare operazioni di trattamento a fornitori o altri soggetti esterni, dovrai assicurarti di ricorrere solamente a responsabili del trattamento, che presentino sufficienti garanzie in merito alla conformità al Regolamento e alla tutela dei diritti degli interessati.
Il nuovo Regolamento prevede rilevanti sanzioni in caso di violazione, che comprendono multe fino a 20 milioni di Euro o – nel caso di imprese – fino al 4% del fatturato globale dell’esercizio precedente, se superiore.
Cosa devo fare per adeguarmi e da dove cominciare?
La nuova normativa richiede di adottare una serie di misure per proteggere in modo adeguato i dati delle persone con cui la tua azienda o il tuo studio si trova ad operare, ad esempio i dati dei tuoi dipendenti e dei tuoi clienti.
La prima cosa da fare, quindi, è prendere consapevolezza:
- informati attraverso il portale "Garante per la protezione dei dati personali" oppure sul sito ufficiale della Commissione Europea e valuta quali tra le novità introdotte dal nuovo Regolamento sono applicabili alla tua attività;
- attivati per capire quali dati tratta la tua azienda o il tuo studio, a chi appartengono tali dati, per quali finalità li utilizzi, a quali rischi sono esposti e a chi vengono comunicati;
- documenta il trattamento di dati che hai individuato: il GDPR richiede di tenere (anche in formato elettronico) un Registro aggiornato dei dati personali che gestisci. Il Registro dei trattamenti potrebbe non essere necessario in alcuni casi specifici. Tuttavia, anche in questi casi è raccomandato dal Garante per la Protezione dei dati personali in quanto rappresenta uno strumento fondamentale non soltanto ai fini dell'eventuale supervisione da parte dell’Autorità di controllo, ma anche allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti svolti ed è uno strumento indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio.
Per tenere il Registro dei trattamenti e curare gli altri adempimenti richiesti al GDPR, potrai utilizzare le nostre innovative soluzioni software che ti possono supportare in modo facile e intuitivo nella gestione delle attività di compliance.
Cosa si intende per “trattamento” di dati personali? Quali trattamenti esegue tipicamente un’azienda o uno studio professionale?
Per “trattamento” si intende qualunque tipo di operazione che viene svolta su dati personali. Ad esempio, raccogliere dei dati creando un archivio o una banca dati, creare copie dei dati, accedere ai dati in lettura o modifica, comunicare i dati a terzi e trasmetterli via internet o con altre modalità sono tutte operazioni di trattamento soggette al GDPR.
I trattamenti sono normalmente descritti– ad esempio ai fini della compilazione del Registro dei trattamenti – attraverso il riferimento a processi o banche dati aziendali.
Ecco alcuni esempi di banche dati e attività la cui gestione rappresenta tipicamente un’operazione di trattamento da parte di studi professionali e aziende:
- anagrafiche clienti
- anagrafiche dipendenti
- anagrafiche fornitori
- videosorveglianza
- campagne commerciali e di marketing
- gestione di un sito web
Che cosa sta facendo TeamSystem per il GDPR?
TeamSystem ha avviato da tempo un progetto di adeguamento al GDPR con un team di professionisti legali ed esperti per migliorare le caratteristiche di sicurezza dei propri prodotti e servizi ed elevare il livello di protezione dei dati personali.
- Stiamo aggiornando i nostri applicativi allo scopo di introdurre funzionalità specifiche per aiutare i clienti a soddisfare i requisiti di compliance previsti dal GDPR, secondo le logiche della privacy by design e privacy by default richieste dal GDPR
- Stiamo rafforzando le misure di sicurezza nei servizi erogati ai clienti allo scopo di ridurre i rischi di trattamenti non conformi, introducendo il principio della protezione dei dati personali sin dalle fasi di sviluppo e progettazione degli applicativi
- Abbiamo sviluppato una soluzione gestionale, all’interno della piattaforma cloud Agyo, per consentire ai titolari di studi e aziende di raggiungere in modo efficace gli obiettivi di compliance nascenti dal GDPR, assicurando un corretto governo degli adempimenti e un costante monitoraggio delle attività di trattamento dei dati.
AGYO PRIVACY
Agyo Privacy è la soluzione TeamSystem fruibile in cloud con cui gestire tutti gli adempimenti legati alla nuova normativa sulla Privacy.
La soluzione si rivolge a tutti i soggetti che trattano dati personali, quali Aziende (di ogni settore e dimensione), Professionisti (Commercialisti, Consulenti del Lavoro, Avvocati, Notai, ecc.), Consulenti Privacy, Associazioni ed Enti Pubblici.
Principali funzionalità:
- Gestione dell'organigramma delle figure preposte al Trattamento dei Dati (Titolari, Responsabili, DPO, Soggetti Autorizzati)
- Gestione del Registro dei Trattamenti
- Gestione dei rischi e delle misure di sicurezza necessarie
- Analisi dei Rischi e la relativa DPIA e di pianificare le Audit periodiche obbligatorie
- Gestione di oltre 40 modelli di documenti pronti all’uso (nomine, revoche, registri, ecc.)
- Segnalazione degli eventuali “data breach” al Garante della Privacy
- Gestisce il Registro dei Consensi per avere un accesso centralizzato ai consensi rilasciati dagli interessati
