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I criteri per misurare il successo dei tuoi progetti

Determinare il successo di un progetto attraverso dei criteri di paragone è importante tanto quanto l’esecuzione del piano stesso.

Infatti, senza la misurazione di dati non siamo in grado di considerare la lunghezza di un compito e la sua velocità di esecuzione, e dunque non possiamo dire quanto ci manca prima della fine o capire se è stato un successo come ci aspettavamo.

E’ qui che entrano in gioco dei parametri che consentono di pianificare, monitorare e controllare le attività di gestione: attraverso di essi è possibile semplificare il processo decisionale e, in contemporanea, migliorare il proprio servizio clienti.

Le metriche possono essere suddivise in tre gruppi distinti rispetto al soggetto monitorato: possono riguardare parti del progetto, le persone coinvolte o l’azienda stessa.

metriche del progetto: vanno a misurare il successo del singolo progetto, nel particolare, consentono di descrivere la sua riuscita e l’efficienza con cui è stato portato a termine, ossia considerano risultati tangibili e misurabili.
All’interno di questa categoria sono da inserire le metriche che misurano i costi del progetto, di gestione e di programmazione;

- metriche delle persone: che si focalizzano sugli attributi dei dipendenti, tra cui la collaborazione, le competenze, le capacità comunicative e di risoluzione dei conflitti, la flessibilità, la produttività stessa e la responsabilità;

- metriche aziendali: includono l’ambiente in cui il team di progetto si trova ad operare. In questo caso l’ambito riguarda la capacità dell’azienda di organizzare al meglio i progetti, la sua strategia e ogni dato che mostri se lo studio sta guadagnando un vantaggio competitivo attraverso il conseguimento della strategia implementata.

I criteri sono tanti e tutti diversificati, però l’obiettivo finale è sempre lo stesso: garantire e misurare il successo del progetto.

Ecco alcune metriche da considerare:

 

La definizione dell’obiettivo

Può sembrare ovvio, ma non sempre lo scopo finale è chiaramente specificato e compreso da tutti i componenti del team. Perciò il primo criterio di considerare è proprio questo: definire il risultato previsto di un progetto e il lavoro che deve essere svolto per raggiungere quello specifico risultato.

Oltre all’obiettivo, è importante descrivere i compiti da assegnare ad ogni collaboratore, le scadenze attese e i costi preventivati: la prima, ossia distribuire i task ai propri dipendenti, è un aspetto critico che gioca un ruolo fondamentale nella sincronizzazione e nell’interazione tra i diversi dipendenti. Se effettuata nel modo corretto, infatti, l’organizzazione del lavoro consente di ottimizzare i tempi di attesa e di garantire una risposta celere.

 

La pianificazione temporale

Schedulare ogni compito che compone il progetto è un lavoro complesso e ne va del successo di quest’ultimo.

Al suo interno, infatti, non va pensata solamente la data di consegna finale, ma anche il limite dei traguardi intermedi e le scadenze di ogni compito che li compongono.

Un errore comune è caricare di aspettative e incarichi i dipendenti facendo in modo che la deadline venga superata senza aver effettivamente concluso il lavoro.

Molte volte capita che il team stia seguendo più di un progetto, facendo in modo che l’attenzione non sia focalizzata solamente su uno di essi: questo non significa doversi dedicare ad un singolo progetto alla volta per avere una resa più efficace, però può essere utile non caricare eccessivamente i componenti del team pianificando i compiti con delle scadenze troppo serrate.

 

La spesa prevista

Il budget permette di definire la spesa che ci si aspetta di affrontare per concludere il progetto. Al suo interno vanno inclusi sia il totale dei costi che il tipo di risorse che verranno utilizzate e, soprattutto, il costo nel caso in cui dovessero accadere degli imprevisti e quello dei rischi.

Quando il budget supera il costo preventivato inizialmente, significa che è stato fatto un errore dovuto ad una pianificazione del progetto errata: ogni spesa deve essere considerata, e con questo si intende il costo del lavoro dei dipendenti, i software e strumenti utilizzati, i test e le prove effettuate e anche la stima del valore degli errori e delle variabili inattese.

Può essere, infatti, che non avvengano necessariamente degli errori, ma che siano solamente state effettuate delle stime inaccurate, perciò è sempre consigliabile tenere un margine di sicurezza che ecceda la stima del budget previsto.

 

Il raggiungimento degli obiettivi

Portare a termine un progetto è un obiettivo notevole, ma il lavoro non finisce qui: arriva, infatti, il momento di confrontare i traguardi prefissati rispetto alle performance effettive ottenute.

Se un progetto ha richiesto molte più risorse di quelle anticipate, è il caso di rivedere i propri piani e considerare di ottimizzare i compiti, oppure di distribuire gli incarichi in modo più efficiente. Nel caso più estremo, potrebbe essere necessario esternalizzare direttamente il lavoro.


La soddisfazione dei clienti

Un progetto, oltre a soddisfare gli obiettivi propri dello studio, deve anche superare, o almeno incontrare, le aspettative dei clienti.

I criteri da considerare in questo caso riguardano il servizio fornito ai clienti ma non si fermano qui: vanno anche dalla consegna alla comunicazione e alla disponibilità durante tutto il processo lavorativo.

Nonostante sia l’ultima voce dell’elenco, è forse il criterio più importante da considerare, poiché ne va della reputazione dell’azienda e della sua capacità di consegnare un servizio che soddisfi il cliente che l’ha commissionato, il quale non avrà desiderio di rivolgersi a qualche altro professionista in futuro. In caso contrario, non solo andrà da qualcun altro, ma potrebbe inoltre parlare in modo negativo della tua azienda.
Ricorda sempre che è più conveniente mantenere un cliente storico che farne uno nuovo.

 

Conclusione

I 5 criteri riassunti in questo articolo sono solamente alcune delle metriche a disposizione, ma sono tra le misure più efficaci per rispettare tutti i punti del progetto.

Il successo di quest’ultimo non si basa solo sulla capacità di arrivare alla sua conclusione, ma anche sull’abilità di gestire le risorse a disposizione nel miglior modo possibile per ottenere così il più alto margine di guadagno  di soddisfazione, dei collaboratori e propria.

 

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Scritto da Marco Bertelli

In Team Duemila mi occupo dell'area fiscale