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Il Blog di Team Duemila

Migliorare la produttività con la distribuzione dei compiti tra i dipendenti

Voler migliorare di continuo la produttività è una delle chiavi per il successo di uno studio, ma può essere anche uno degli obiettivi più complicati da implementare e da mantenere con costanza.

Per prima cosa, è importante avere un’organizzazione del lavoro che consenta di condividere e sincronizzare i compiti dei diversi dipendenti in modo efficace, ma gioca un ruolo fondamentale anche l’ottimizzazione dei tempi di attesa tra una mansione e l’altra per garantire una risposta celere.

Ci sono diversi modi per migliorare la produttività: uno dei metodi migliori è attuare una strategia di distribuzione dei compiti efficiente tra dipendenti.

 

La distribuzione dei compiti

Cosa significa avviare una strategia di distribuzione di mansioni efficiente? Significa principalmente suddividere un progetto in unità più piccole e gestibili.

A parole può risultare molto semplice, però passare ai fatti è un altro paio di maniche: per ottenere una strategia vincente, è importante pensare a tutte le azioni che compongono un progetto più grande, ma ancora più fondamentale è focalizzarsi sui risultati, perché è attraverso di essi che è possibile identificare la moltitudine di task necessari per giungere all’esito desiderato e delineare bene la strategia.

In questo modo suddividere il progetto in obiettivi più contenuti diventerà la soluzione per:

  • ripartire al meglio gli incarichi all’interno del proprio team, i quali verranno ulteriormente divisi in task effettuati dal singolo dipendente. Inoltre consente di ottenere un quadro generale dei compiti da portare a termine e di quanto sono dipendenti gli uni dagli altri;
  • programmare in modo più efficiente le scadenze di ogni singolo task e, contemporaneamente, del progetto in generale;
  • misurare i risultati, grazie alla possibilità di controllare che i diversi task stiano rispettando le scadenze, e allocare il budget rispetto alle esigenze;
  • evitare di incorrere nel rischio di non portare a termine il progetto grazie alla possibilità di riorganizzare la strategia, attraverso la ridefinizione dei compiti e delle tempistiche, prima ancora della sua implementazione effettiva.


Come creare una strategia di distribuzione dei compiti vincente

Come prima cosa, è fondamentale accertarsi che ogni membro del proprio team abbia la giusta mole di lavoro adeguata alla propria posizione lavorativa.
Nonostante possa tentare l’idea di assegnare più task al proprio dipendente migliore, soprattutto se completa i suoi compiti più in fretta degli altri, la correttezza deve prima di tutto essere osservata.

Il consiglio è vantaggioso su due fronti: il primo, perché limita il malcontento dei dipendenti migliori, i quali si vedrebbero oberati di lavoro a “causa” delle loro performance stellari, generando così il desiderio di diminuire le aspettative. Il secondo, poiché evita al contempo la frustrazione dei dipendenti a cui vengono assegnati meno incarichi, i quali potrebbero sentirsi professionalmente sottovalutati.
Ecco alcuni consigli efficaci per distribuire i compiti all’interno dello studio.

 

Specifica i ruoli

Per creare la giusta strategia di suddivisione è importante che ogni membro del team sia pienamente consapevole del ruolo che ricopre, in modo da comprendere quali siano le responsabilità che gli competono, le quali coincidono con i compiti a lui/lei assegnabili ma anche con l’esito di successo del progetto stesso.

Può essere utile effettuare un elenco dei task e dopo distribuirli tenendo conto della posizione di potere, la funzione e le capacità di ogni dipendente.
Oltre ad assegnare correttamente le mansioni, l’esercizio consente di scoprire eventuali lacune: in questo caso può risultare necessario assegnare un determinato lavoro a qualcuno di più competente, oppure pensare di assumere un nuovo membro.

 

Stabilisci delle aspettative

Fissare continuamente degli obiettivi da raggiungere aiuta a focalizzare gli sforzi del team e ad aumentare il livello di coinvolgimento aziendale.

Le aspettative consentono, infatti, di consolidare il lavoro individuale, e, contemporaneamente, di rafforzare il lavoro di squadra. Infatti, nonostante le mansioni siano suddivise e portate a compimento da ogni singolo dipendente, l’obiettivo finale è unico, pertanto diventa fondamentale l’aiuto reciproco e la condivisione di energie, talento e abilità.


Comunica con il team, ma anche con ogni singolo membro

Sostenere delle conversazioni individuali con ogni membro del team riguardo il loro lavoro e i task assegnati è una delle chiavi per garantire un coinvolgimento e una motivazione costanti.
Parlare a quattr’occhi con ogni dipendente è anche un ottimo modo per sapere se le dinamiche del team funzionano oppure se quest’ultimo necessita di interventi o riallocazioni di responsabilità per dare l’opportunità a tutti di lavorare al meglio.


Sii flessibile

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, quindi, nonostante tutti gli sforzi per applicare una strategia che consenta i migliori risultati, possono giungere nuovi compiti o progetti che cambiano l’equilibrio delle priorità.
Essere flessibile significa essere aperti alle opinioni e alle alternative senza però perdere di vista le decisioni prese a monte, per garantire che un obiettivo sia raggiunto con le tempistiche richieste.
Dall’altra parte, essere troppo rigidi sia sulla delega dei compiti che sulle scadenze da rispettare può essere deleterio.


Conclusioni

Distribuire i compiti ad ogni membro del team è una strategia efficace solo se attuata nel modo corretto: delegare è, infatti, un passo obbligatorio per chi desidera migliorare la produttività del proprio studio, ma solo se gli incarichi sono assegnati alle persone giuste.
Passare del tempo a pensare alla delineazione di un progetto e alle sue più piccole parti da distribuire ai membri del team più idonei non è mai tempo sprecato, anzi diventa uno dei maggiori punti di forza di un’azienda, una delle voci che arricchisce il know how.

 

Scritto da Marco Bertelli

In Team Duemila mi occupo dell'area fiscale