Per uno studio commercialista uno degli aspetti più importanti è legato al rapporto che si instaura con il cliente: se si trascura questo aspetto si rischia di perdere tempo e di abbassare la produttività nella gestione dei clienti e questo fattore, con il tempo, può causare una crisi all’interno del team.
Per evitare di compiere errori che possono compromettere l'efficienza dello studio, assicuratevi di non ricadere nelle 5 cattive abitudini che con il tempo possono generare grossi ostacoli al successo e alla crescita dell'attività.
Quando si lavora per un cliente è fondamentale avere a disposizione tutte le informazioni relative alle sue esigenze, alle sue aspettative e ai suoi progetti.
Se si dovesse commettere l'errore di avere una conoscenza superficiale o lacunosa del cliente e della sua attività, si correrà il rischio di non offrire un adeguato supporto e quindi di non essere in grado di accompagnarlo nel suo percorso di sviluppo professionale, oltre che dimostrare una scarsa professionalità e perdere dunque credibilità agli occhi del cliente.
L’aumento della concorrenza, inoltre, ha fatto sì che ciò che porti un potenziale cliente alla scelta di uno studio in particolare sia l’impressione di professionalità e cordialità che questo dimostrerà al primo impatto: l’attenzione alle informazioni di base dell’interessato al servizio saranno tra le qualità che maggiormente lo impressioneranno.
Sebbene i servizi offerti da uno studio commercialista siano gli stessi per tutti i clienti, è altresì vero che il rapporto che viene instaurato varia da cliente a cliente.
Per questa ragione, è importante classificare i vari clienti in base al tipo di servizi richiesti e al tipo di rapporto (più o meno duraturo) che si andrà ad instaurare.
La classificazione avviene valutando diversi fattori, quali:
Questo tipo di classificazione generalmente viene fatta solo sulla base del contributo monetario fornito allo studio, ma effettuare questa operazione tenendo in considerazione solo l'aspetto economico è un gravissimo errore, perché viene trascurato il rapporto con il cliente.
Ma a cosa serve classificare i clienti? Realizzare una classificazione ad hoc serve a fornire delle informazioni precise sui clienti, potendo così verificare quali sono i servizi maggiormente richiesti e, quindi, per quali di questi investire delle risorse; inoltre, aiuta molto nell’organizzazione generale di un portfolio preciso, fondamentale per ottimizzare i tempi di lavoro. Le informazioni ottenute dalla classificazione vanno sempre condivise con l'intero staff, magari utilizzando strumenti creati appositamente per queste incombenze: un software specifico è una soluzione ottimale, poiché garantisce un risultato affidabile.
Un altro errore che genera una perdita di tempo e di professionalità nella gestione dei clienti si verifica quando non viene effettuata la valutazione delle aspettative del cliente.
Per un alto livello di soddisfazione è necessario che lo studio del commercialista sia in grado di capire con esattezza quello che vuole il cliente: solo così il lavoro svolto dal professionista può considerarsi corretto e acquistare valore agli occhi di chi si rivolge al suo studio.
Inoltre, riuscendo a capire quali sono le richieste è possibile anche provare a superarle e questa è, senza dubbio, la chiave per creare un rapporto solido con il cliente, sorprendendolo positivamente.
É chiaro che stiamo dando per scontate le competenze tecniche che rappresentano la base dalla quale partire. Tuttavia, quelli di cui ci stiamo occupando sono elementi che offrono un valore aggiunto in grado di garantire all'attività un successo capace di durare nel tempo.
Quando si parla di benchmark si fa riferimento ad un'analisi che serve a valutare il livello dei servizi offerti ai clienti, paragonando i propri risultati con quelli dei migliori del settore.
Per poter fare ciò è necessario tenere in considerazione una serie di parametri come:
Uno degli aspetti fondamentali per il successo dello studio è la riscossione dei crediti: ovviamente, nessuno studio può garantirsi la sopravvivenza se non riceve il compenso per i servizi resi. Purtroppo dietro al mancato saldo di una parcella ci sono diverse motivazioni, spesso legate al cliente e non allo studio.
Tuttavia, per evitare qualsiasi forma di fraintendimento è fondamentale che il professionista informi il suo cliente del costo che dovrà affrontare, prima di fornirgli il servizio richiesto: è importante comunicare chiaramente qual è il costo della parcella, mettendolo per iscritto e fornendo al cliente tutte le più importanti condizioni.
Un errore che non va mai commesso è quello di non effettuare una valutazione del cliente basandosi sulla sua capacità di rispettare gli accordi economici presi: la fiducia, sia da una parte che dall’altra, va conquistata, ed è bene non dimostrare ingenuità, soprattutto nelle fasi iniziali di un rapporto professionale.
Qualsiasi studio di commercialisti degno di questo nome non dovrebbe lasciare nulla al caso, e di questi cinque errori nemmeno uno è concesso se si vuole presentarsi ai propri clienti sotto una luce positiva e professionale.
Come avrai notato tutto gira intorno al cliente e al rapporto che si costruirà con esso: se si instaureranno fiducia, rispetto reciproco e dialogo aperto la propria clientela sarà gestibile in modo decisamente più semplice ed efficace.
In più di un paragrafo è emersa la necessità di dotarsi di un software specifico per determinate funzioni: queste soluzioni sono una delle basi per mantenere forte e attivo uno studio, poiché garantiscono una preparazione e un’attenzione verso i clienti altrimenti impossibile.