Cosa si intende per DMS? La guida completa

In questo articolo ti forniremo una guida completa per farti capire cosa si intende per DMS e quali sono i vantaggi e le funzionalità principali.

Il DMS (Document Management System) è un software per la gestione dei documenti che permette di organizzare, archiviare, gestire e condividere documenti digitali in modo efficiente e sicuro. I DMS sono utilizzati da aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori, per semplificare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e aumentare la produttività.

Sono ancora molte le aziende legate al cartaceo, questo è dovuto a una serie di fattori, tra cui la mancanza di consapevolezza dei benefici dei DMS, la paura del cambiamento e dei costi associati all'implementazione di un nuovo sistema.

Nel prossimo paragrafo andremo ad esplorare tutti i vantaggi che un DMS può apportare alla tua azienda. Scoprirai come questo strumento innovativo può aiutarti a migliorare l'efficienza, la sicurezza, la produttività e la collaborazione all'interno della tua organizzazione.

Software di gestione documentale: tutti i vantaggi

Utilizzare un software di gestione documentale offre una serie di vantaggi alla tua azienda, in particolare:

• Migliora l’efficienza e l’organizzazione
• Semplifica la gestione quotidiana dei documenti
• Riduce i costi
• Diminuisce l’uso della carta

Un software di gestione documentale è progettato per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione interna, aumentando l'efficienza attraverso la centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione. Questo consente di ridurre i costi diretti, come quelli per carta e stampa, e i costi indiretti, come il tempo impiegato per archiviare e ricercare documenti, grazie a potenti funzioni di ricerca e organizzazione.

Inoltre, migliora la collaborazione interna, permettendo a più utenti di accedere e lavorare sugli stessi documenti in tempo reale, con controllo delle versioni per evitare confusioni e duplicazioni.

Un altro importante vantaggio è la riduzione dei costi associati alla gestione dei documenti cartacei, come lo stoccaggio e la spedizione. Un software di gestione documentale consente anche di aumentare la sicurezza dei dati aziendali, proteggendo i documenti sensibili con accessi controllati.

Infine, aiuta le aziende a rispettare le normative di conformità, grazie a strumenti per la gestione dei flussi di lavoro che consentono notifiche via email, e l'archiviazione a lungo termine dei documenti.

Document management system: le funzionalità

Un Document Management System moderno offre una vasta gamma di funzionalità progettate per ottimizzare la gestione documentale. Tra le principali troviamo:

• Archiviazione digitale per tipologia di documento: consente di organizzare e memorizzare i documenti in base alla loro tipologia, rendendo più facile la loro gestione e consultazione.
• Scansione digitale di documenti cartacei: consente di trasformare facilmente i documenti cartacei in file digitali.
• Creazione di documenti digitali nativi: offre la possibilità di creare documenti digitali direttamente all'interno del sistema.
• Storicizzazione dei documenti archiviati: permette di mantenere una cronologia completa delle modifiche e delle versioni di ogni documento. Questa funzione è essenziale per tracciare l'evoluzione dei documenti nel tempo, garantendo che ogni versione sia disponibile per la consultazione e le informazioni non vadano perse.
• Classificazione documentale per una ricerca facilitata: consente di classificare i documenti in base a criteri specifici, rendendo la ricerca e il recupero delle informazioni molto più semplici e veloci.
• Riconoscimento facilitato tramite Barcode e OCR: facilita l'identificazione e l'indicizzazione automatica dei documenti. Questi strumenti rendono il processo di archiviazione più veloce e preciso.
• Protocollo informatico per la certificazione: consente di verificare l'autenticità e l'integrità dei documenti, garantendo che i documenti non siano stati alterati.
• Workflow grafico con flussi predefiniti: aiuta a gestire e automatizzare i processi aziendali.
• Notifiche gestite tramite email: informa gli utenti di azioni necessarie, modifiche ai documenti o scadenze imminenti, garantendo che tutti i membri del team siano aggiornati in tempo reale.

Scopri come Team Duemila può trasformare l'efficienza della tua azienda. Se hai ancora dubbi, prenota ora una demo gratuita per vedere il nostro software per l’archiviazione documentale in azione e facilitare il tuo processo decisionale.