Il significato di Timesheet è facilmente intuibile: è il modulo di rilevazione del tempo o il registro delle ore lavorate. Registrare i tempi (e di conseguenza costi) di tutte le attività che si svolgono quotidianamente è oggi imprescindibile, anche per lo studio di un commercialista. Avere uno strumento che, ad esempio, permette di calcolare la prestazione da fatturare al cliente, in base al tempo e alle risorse impiegate, è il primo esempio di come un professionista può porsi nelle migliori condizioni di gestione delle attività proprie e del personale. E di poter applicare un listino prezzi per le prestazioni più accurate o sapere quali servizi risultano invece essere meno redditizi.
Misurare il tempo impiegato per ogni attività diviene un male necessario se i margini di profitto sono una preoccupazione, ma è anche un ottimo strumento per la pianificazione delle risorse dello studio.
L'ambito del Timesheet è quello del processo di gestione delle informazioni, che ricade sotto la sfera della Erp (enterprise resource planning), mediante software gestionali capaci di organizzare, richiamare, utilizzare dati selezionati e ad alto valore aggiunto (smart data), coi quali alimentare il gestionale stesso, trasformandolo in un potente strumento di ottimizzazione, controllo e business.
Ecco alcuni esempi di attività che possono essere rese al contempo più accurate e snelle a beneficio del professionista e del suo studio, in virtù della sincronizzazione automatica dei dati:
1) Consuntivare (con cadenza giornaliera, settimanale o mensile) tempi e costi destinati ad ogni singola attività/operazione, pianificando le risorse umane e le dotazioni strumentali necessarie.
2) Valutare l'economicità o l'anti-economicità di singole operazioni, per area strategica di affari o per specifico cliente.
3) Analizzare i dati per area strategica d'affari, per cliente, per mandato eccetera.
4) Seguire tutti gli impegni.
5) Verificare lo stato di avanzamento delle attività e il rispetto delle attività prioritarie.
7) Misurare le performance.
A seconda del programma che si utilizza, i dati presentati possono essere di vario tipo, più o meno complessi.
Un Timesheet semplice, che può essere compilato manualmente utilizzando un semplice foglio di calcolo, indica generalmente:
Il Timesheet complesso offre ulteriori dati, e può richiedere uno strumento di raccolta automatizzata delle informazioni:
Compresa l'importanza del Timesheet, si comprende anche che esso va alimentato inserendo i dati ritenuti strategici per la gestione dello studio. Sarebbe quindi d'uopo iniziare a tenere un diario delle attività di studio e il tempo impiegato per esse, iniziando a valutare quale software utilizzare per dare una svolta digitale al proprio studio professionale, mettendosi così in condizione di offrire nuovi e più sofisticati servizi, consulenze e dati ai propri clienti, utilizzando gli stessi metodi e strumenti con i quali abbiamo fatto fare un salto di qualità sotto il profilo digitale al nostro studio.
Tenere traccia del tempo impiegato porta benefici per lo studio, ma alle persone non piace sentirsi controllati. L’obbligo di segnare i tempi impiegati potrebbe essere ignorato oppure inaccurato.
Tre semplici regole per essere sicuri che il team sia favorevole all’implementazione di un sistema di tracciamento del tempo, e collabori positivamente:
1) comunicare chiaramente i benefici del rilevamento dei tempi: fare presente che i dati raccolti nel timesheet non sottintendono una mancanza di fiducia ma sono una misurazione della profittabilità dei progetti per i singoli clienti e una sistema per aggiornare le tariffe e la capacità di gestione delle attività delle studio.
2) fare formazione e offrire supporto: assicurarsi che tutto il personale sia formato sull’utilizzo del programma di misurazione del tempo e sulle procedure di revisione e inoltro del timesheet.
3) rendere l’aggiornamento del timesheet un processo snello e automatico: scegliere un tool che si integri facilmente con gli altri software dello studio, si alimenti nel modo più automatico possibile, anche da remoto o da dispositivo mobile e che abbia tutte le funzioni necessarie senza essere ipercomplicato. Un sistema che causi il minor fastidio possibile al team ma che allo stesso tempo possa fornire dati e analisi di valore.