Il significato di Timesheet è facilmente intuibile: è il modulo di rilevazione del tempo o il registro delle ore lavorate. Registrare i tempi (e di conseguenza costi) di tutte le attività che si svolgono quotidianamente è oggi imprescindibile, anche per lo studio di un commercialista. Avere uno strumento che, ad esempio, permette di calcolare la prestazione da fatturare al cliente, in base al tempo e alle risorse impiegate, è il primo esempio di come un professionista può porsi nelle migliori condizioni di gestione delle attività proprie e del personale. E di poter applicare un listino prezzi per le prestazioni più accurate o sapere quali servizi risultano invece essere meno redditizi.
Pianificare le risorse dello studio
Misurare il tempo impiegato per ogni attività diviene un male necessario se i margini di profitto sono una preoccupazione, ma è anche un ottimo strumento per la pianificazione delle risorse dello studio.
L'ambito del Timesheet è quello del processo di gestione delle informazioni, che ricade sotto la sfera della Erp (enterprise resource planning), mediante software gestionali capaci di organizzare, richiamare, utilizzare dati selezionati e ad alto valore aggiunto (smart data), coi quali alimentare il gestionale stesso, trasformandolo in un potente strumento di ottimizzazione, controllo e business.
Ecco alcuni esempi di attività che possono essere rese al contempo più accurate e snelle a beneficio del professionista e del suo studio, in virtù della sincronizzazione automatica dei dati:
1) Consuntivare (con cadenza giornaliera, settimanale o mensile) tempi e costi destinati ad ogni singola attività/operazione, pianificando le risorse umane e le dotazioni strumentali necessarie.
2) Valutare l'economicità o l'anti-economicità di singole operazioni, per area strategica di affari o per specifico cliente.
3) Analizzare i dati per area strategica d'affari, per cliente, per mandato eccetera.
4) Seguire tutti gli impegni.
5) Verificare lo stato di avanzamento delle attività e il rispetto delle attività prioritarie.
7) Misurare le performance.
Come funziona il Timesheet
A seconda del programma che si utilizza, i dati presentati possono essere di vario tipo, più o meno complessi.
Un Timesheet semplice, che può essere compilato manualmente utilizzando un semplice foglio di calcolo, indica generalmente:
- la data
- l’ora
- i dati del soggetto compilatore
- il tipo di attività svolta
- il cliente destinatario dell’attività
Il Timesheet complesso offre ulteriori dati, e può richiedere uno strumento di raccolta automatizzata delle informazioni:
- la data di conferimento del mandato;
- la data di assegnazione al responsabile della pratica
- la data di assegnazione all’incaricato
- il nome dei suddetti soggetti
- l’importanza della pratica (che priorità di velocità d'esecuzione richiede)
- lo stato della pratica
- l’eventuale partecipazione di altri professionisti
- il luogo di svolgimento della prestazione
- il tempo dedicato agli spostamenti
- il responsabile della pratica
- i soggetti informati.
Il Timesheet e l'offerta di nuovi servizi alla clientela
Compresa l'importanza del Timesheet, si comprende anche che esso va alimentato inserendo i dati ritenuti strategici per la gestione dello studio. Sarebbe quindi d'uopo iniziare a tenere un diario delle attività di studio e il tempo impiegato per esse, iniziando a valutare quale software utilizzare per dare una svolta digitale al proprio studio professionale, mettendosi così in condizione di offrire nuovi e più sofisticati servizi, consulenze e dati ai propri clienti, utilizzando gli stessi metodi e strumenti con i quali abbiamo fatto fare un salto di qualità sotto il profilo digitale al nostro studio.
Come promuovere l’utilizzo del timesheet tra i collaboratori
Tenere traccia del tempo impiegato porta benefici per lo studio, ma alle persone non piace sentirsi controllati. L’obbligo di segnare i tempi impiegati potrebbe essere ignorato oppure inaccurato.
Tre semplici regole per essere sicuri che il team sia favorevole all’implementazione di un sistema di tracciamento del tempo, e collabori positivamente:
1) comunicare chiaramente i benefici del rilevamento dei tempi: fare presente che i dati raccolti nel timesheet non sottintendono una mancanza di fiducia ma sono una misurazione della profittabilità dei progetti per i singoli clienti e una sistema per aggiornare le tariffe e la capacità di gestione delle attività delle studio.
2) fare formazione e offrire supporto: assicurarsi che tutto il personale sia formato sull’utilizzo del programma di misurazione del tempo e sulle procedure di revisione e inoltro del timesheet.
3) rendere l’aggiornamento del timesheet un processo snello e automatico: scegliere un tool che si integri facilmente con gli altri software dello studio, si alimenti nel modo più automatico possibile, anche da remoto o da dispositivo mobile e che abbia tutte le funzioni necessarie senza essere ipercomplicato. Un sistema che causi il minor fastidio possibile al team ma che allo stesso tempo possa fornire dati e analisi di valore.
