Nessuno vuole procrastinare al lavoro e tutti vogliono, sia tu che il tuo datore di lavoro, che le otto ore in ufficio siano sfruttate al massimo.
Cosa si può fare per ottimizzare al meglio l’attività dello studio, aumentare la propria produttività e svolgere i propri compiti in modo più efficace?
Ecco otto consigli da seguire e che potrebbero migliorare il rendimento in ufficio:
- Creare una lista di cose da fare per il giorno dopo
- Svolgere subito i compiti che richiedono poco tempo
- Affrontare le priorità e delegare ai propri collaboratori
- Imporsi delle scadenze da rispettare
- Fare brevi pause
- Imparare e dire di no
- Evitare le distrazioni
- Utilizzare la tecnologia per una migliore gestione
1. Creare una lista di cose da fare per il giorno dopo
Che sia prima di tornare a casa dal lavoro o la sera prima di andare a dormire, creati una lista di cose da fare che ti aiuti a focalizzarsi sui task più importanti. Ti porterà via solo pochi minuti e ti assicurerà una migliore organizzazione per iniziare subito nel modo giusto.
Come farlo in pochi passi:
- Definire i compiti prioritari
- Dividerli in tante piccole attività subordinate
- Definire una scadenza per ogni piccola attività
2. Svolgere subito i compiti che richiedono poco tempo
Se è un lavoro che richiede appena due minuti, non ha senso rimandare, fallo subito. Questo è un ottimo consiglio per evitare definitivamente di procrastinare: affrontare un compito quando è ancora piccolo ed evitare di pensare al lavoro nel suo insieme, ossia la somma di tutti i compiti minori, ti aiuterà a fare in modo che una mansione diventi insormontabile.
Anche le attività più difficili sono composte da tanti mini task che potrebbero essere svolti in pochi minuti, perciò è utile affrontarli immediatamente, soprattutto se sono compiti poco piacevoli. Via il dente e via il dolore.
3. Affrontare le priorità e delegare ai propri collaboratori
Rendi prioritari i compiti che possono essere svolti solamente da te e che sono molto importanti. Se un’attività risponde a questi due criteri, non perdere tempo e falla, in questo modo non perderai tempo per prendere una decisione e, se non hai ancora preso la sana abitudine di stilare una lista il giorno prima, creerai automaticamente una gerarchia di importanza tra i vari task.
Ricordati solo di rispondere a queste due domande: è un’attività importante? è qualcosa che posso fare solo io? Se rispondi positivamente ad entrambe, hai la tua priorità.
Al contrario, se è un task facilmente affrontabile anche da un membro del team che non sia tu, se puoi, non esitare a delegare.
Fare tutto autonomamente è, in realtà, controproducente, perché distoglie la tua attenzione dalle attività prioritarie di cui abbiamo parlato sopra, le quali sono da svolgere subito.
4. Valutare positivamente le scadenze da rispettare
Le scadenze non sono solamente da vedere in modo negativo: esse, infatti, ti obbligano ad attenerti ad un termine di tempo limitato e ad essere realista sulle tue capacità e su ciò che puoi ottenere. La puoi vedere come una vera e propria sfida contro te stesso, che ti permette di spronarti per rendere di più in un lasso di tempo ridotto.
E’ infatti dimostrato che più tempo si ha a disposizione, e più tendiamo a sprecarne, ma soprattutto è vero il contrario: quando c’è una scadenza o il tempo è limitato, si lavora con più motivazione e si riportano migliori risultati, proprio perché siamo stimolati dal rischio di non riuscire a completare il compito entro la scadenza fissata e temiamo le eventuali conseguenze. Questo è particolarmente vero per chi ha dei termini improrogabili da osservare, come le scadenze di bilancio: in questo caso, potrebbe venirti in aiuto stilare una lista di mansioni a cui associare una scadenza in cui rientrare. Con una buona pianificazione e organizzazione, tutto risulterà più semplice e gestibile.
5. Fare brevi pause
Una pausa veloce tra una mansione e l’altra può migliorare in modo evidente la concentrazione, la produttività e la creatività.
Questo perché non è importante solo gestire il proprio tempo, ma anche le proprie energie: il nostro corpo segue un ciclo di 24 ore in cui rilascia naturalmente, ad intervalli regolari, la melatonina, la quale detta quando siamo pieni di energie e quando invece siamo esausti. Il ritmo che segue questo ormone è detto cicardiano.
Per questo motivo è importante comprendere il nostro corpo e capire quando siamo più produttivi, mentre prendere una pausa quando è necessario.
6. Imparare a dire di no
Per quanto tu sia disponibile a venire in aiuto ai tuoi collaboratori e ai clienti, qualche volta è necessario che tu dica (educatamente) no, soprattutto se desideri mantenere una performance produttiva e focalizzarti sui tuoi obiettivi primari.
Più importante ancora è dire di no quando non sei la persona più adatta a svolgere una determinata attività, sia che siano i tuoi collaboratori a chiedertelo, che i tuoi clienti.
7. Evitare le distrazioni
Le distrazioni possono venire dai nostri collaboratori ma, più spesso, siamo noi stessi che perdiamo tempo, senza nemmeno rendercene conto. Ci mettiamo a pensare a qualcosa, e quindi lo cerchiamo su Google. Controlliamo i post di Facebook, LinkedIn o di altri siti, oppure ci perdiamo con le app del nostro telefono.
Alcuni consigli per evitare le distrazioni tecnologiche:
- scarica delle app (Any Weblock o StayFocusd per esempio) che blocchino l’accesso ai siti web o ai social in cui è più facile perdere la cognizione del tempo
- togli il Wi-Fi mentre stai lavorando alle mansioni più importanti
- relega le app del tuo telefono nell’ultima pagina dello schermo, così da non averle sotto gli occhi
- isolati con il tuo computer completamente carico e cerca di finire le attività principali prima della scadenza (che è, in questo caso, lo scaricamento della batteria)
8. Utilizzare la tecnologia per una migliore gestione
Ormai, in ogni ufficio commerciale dovrebbe essere implementato un software gestionale attraverso cui organizzare la propria attività.
I gestionali, soprattutto i più moderni e di ultima generazione come Lynfa Studio, possono offrire moltissime risorse utili a facilitare il tuo lavoro, attraverso, per esempio, l’analisi di produttività dello studio, il monitoraggio dei tempi, l’automatizzazione di certe procedure o la perfetta sincronizzazione e condivisione di file tra collaboratori e clienti esterni.
Queste piattaforme permettono un controllo avanzato delle attività, funzioni di anagrafica e workflow per aumentare la produttività e crescono in rapporto alla dimensione della tua attività.
Potresti pensare che il gestionale sia difficile sia nell’apprendimento che nell’utilizzo, però potresti rimanere sorpreso delle potenzialità di questo tipo di software e, soprattutto, potresti renderti conto di avere già la soluzione al miglioramento delle performance dello studio a portata di mano.
