Quando si parla di fatturazione elettronica, argomento particolarmente caldo a causa della sua entrata in vigore il 1° gennaio 2019, è inevitabile discutere anche delle sue modalità di gestione per conformarsi alla norma: oltre alle piattaforme più adatte, la questione verte anche sugli strumenti migliori da utilizzare, come il codice univoco e la PEC (posta elettronica certificata).
Quali sono le principali differenze tra le due e i loro ambiti di utilizzo?
Il codice univoco
Il suo nome completo è “codice univoco ufficio” e corrisponde ad un identificativo alfanumerico unico e inequivocabile che identifica un’azienda o un ente pubblico.
Il principale scopo di questo codice è quello di garantire il corretto recapito del documento all’azienda o all’ente desiderato: in particolare, è necessaria per inviare la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio.
Per emettere una fattura elettronica nel modo corretto è necessario, infatti, inserire alcuni dati obbligatori tra cui il “Codice Destinatario”, che corrisponde appunto al Codice Univoco e si diversifica rispetto al destinatario a cui viene spedita la fattura:
- nel caso di fatture elettroniche destinate a privati, il codice è di 7 caratteri e può essere richiesto solamente dai soggetti già titolari di un canale di trasmissione accreditato presso il Sistema di Interscambio.
E’ possibile, tuttavia, scegliere di ricevere le fatture attraverso Posta Elettronica Certificata (PEC), nel qual caso il codice destinatario deve essere indicato non più nel campo “Codice Destinatario”, ma in quello “PecDestinatario”; - nel caso di fatture elettroniche destinate ad Amministrazioni pubbliche, il codice univoco è di 6 caratteri.
Il codice univoco, per riassumere, permette al Sistema di Interscambio di riconoscere in modo corretto il destinatario della fattura e quindi di smistare in modo automatico il giusto documento all’ufficio di riferimento.
Nel caso della Pubblica Amministrazione, il codice deve essere obbligatoriamente reso disponibile agli operatori economici in modo da permette un invio scorrevole della fattura digitale.
La PEC
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è l’indirizzo di posta elettronica che consente di emettere delle email il cui valore legale equivale a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, grazie al quale il mittente ha la certezza dell’invio e della consegna del documento.
Nel caso di emissione di fattura elettronica a soggetti privati, per il cliente provvisto di pec, esso può utilizzarlo come canale trasmissivo del documento invece di usufruire del codice univoco.
Nel caso in cui, invece, un’azienda non possiede la casella PEC, le alternative sono due:
- fare richiesta per attivare una nuova casella rivolgendosi ai gestori presenti nell’elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata pubblicato sul sito sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale;
- avvalersi di un intermediario per gestire l’invio e la ricezione delle fatture. In questo caso, l’indirizzo di PEC sarà quello dell’intermediario, il quale, gestisce i documenti per conto dell’azienda in questione;
- usufruire dell’area web autenticata e riservata dell’Agenzia delle entrate, che l’azienda può utilizzare per mettere a disposizione del destinatario le fatture, previa comunicazione tempestiva al ricevente. Nel momento in cui il destinatario ne prende visione, il Sistema di Interscambio informa l’azienda che ha emesso la fattura della ricezione di quest’ultima da parte del cliente.
La migliore soluzione per una corretta gestione
Volendo riassumere ciò che abbiamo riportato sopra, la fatturazione elettronica prevede due tipi identificazione per inviare in modo sicuro il documento digitale al giusto destinatario:
- il codice univoco, necessario da ottenere per inviare fatture elettroniche alla Pubblica
Amministrazione; - la PEC, l’alternativa per i privati.
Ciò che possiamo certamente affermare, però, è che il “Codice Destinatario” è una delle condizioni necessarie per una corretta trasmissione del documento e per una gestione fiscale corretta, ed è quello che le varie piattaforme gestionali hanno prevalentemente scelto come migliore strada.
Altro elemento fondamentale per amministrare ogni aspetto della fatturazione elettronica, dall’invio, alla ricezione e alla conservazione, è utilizzare una piattaforma efficiente: per essere conforme alle disposizioni di legge e per organizzare in modo ordinato il tuo archivio, assicurati di fare uso di una piattaforma intuitiva che velocizzi e automatizzi le procedure dello studio amministrativo.
