Pianificare, pianificare e pianificare… il successo di un progetto si basa su questo: su programmare accuratamente ogni attività e assegnarla ai collaboratori in modo da ottenere il miglior risultato nel tempo prefissato.
Se, però, ogni errore o svista è in qualche modo recuperabile, il tempo non lo è, perché una volta sprecato non si può tornare indietro: la corsa contro il tempo è un fattore che non può essere trascurato nel momento in cui viene svolto un progetto, e per questo motivo un calendario aziendale diventa lo strumento migliore per la gestione quest’ultimo, ottenendo risultati migliori.
Perché ti consente di raggiungere gli obiettivi nel modo migliore? Perché ti da modo di distribuire meglio le risorse (quindi il tempo stesso ma anche la propria forza lavoro) per una buona organizzazione e di creare dei traguardi intermedi a cui aspirare.
Come utilizzare un calendario aziendale?
Il calendario aziendale è un calendario di “gruppo” in cui vengono invitati a partecipare tutti i membri del team incaricati di un determinato progetto e in cui è possibile visualizzare la disponibilità di ogni collaboratore per l’assegnazione efficace dei task.
Come responsabile del progetto, il tuo compito è proprio questo: studiare la migliore strategia per distribuire i compiti in modo da non sovraccaricare un dipendente rispetto ad un altro e da ottenere la migliore performance dal tuo team.
Grazie ad un calendario condiviso è possibile:
- oltre che visualizzare la disponibilità di ognuno, anche riprogrammare in modo tempestivo i compiti nel caso di imprevisti: è molto raro che un progetto vada come pianificato, può capitare infatti che un dipendente rimanga a casa per malattia oppure non abbia finito un vecchio lavoro in tempo. In questo caso, con un calendario aziendale sarà più semplice riassegnare il task ad un altro collaboratore disponibile e rispettare le scadenze;
- permettere un coordinamento interno tra colleghi: anche loro hanno infatti accesso al calendario, in modo da sapere sempre quando il compito del collega è stato concluso e, eventualmente, adeguare il proprio lavoro a nuovi ritmi;
- mandare dei promemoria ad ognuno per ricordare la scadenza imminente del progetto o del singolo task oppure di usufruire della chat di gruppo per scambiarsi aiuti e opinioni e rimanere aggiornati sullo stato del lavoro.
Quali strumenti utilizzare
Se sei ancora alle prime armi, puoi iniziare utilizzando uno strumento ampiamente conosciuto dai più come Excel.
Excel
E’ molto intuitivo e ti consente di iniziare un calendario oppure di pianificare un progetto tramite dei template predefiniti creati direttamente dal programma.
Il lato positivo è che tutti i tuoi dipendenti sanno utilizzare Excel e non avranno problemi a modificare il template, però lo stesso file non può essere utilizzato in contemporanea da più utenti, quindi le modifiche non vengono aggiornate in tempo reale ma devono essere integrate da ogni membro rispetto al lavoro svolto.
Vuoi una valida alternativa a Microsoft senza rinunciare alla semplicità di utilizzo? Potrebbe fare al caso tuo Google Calendar.
Google Calendar
Il calendario di Google è una soluzione online (ma può anche essere utilizzato senza connessione per modificare, creare e rispondere agli eventi) che consente ai membri del team di collaborare al progetto in contemporanea.
La sua flessibilità ti permette di creare diversi calendari, visualizzarli tutti insieme e di organizzarli in due modi:
- attraverso l’assegnazione di ogni calendario ad un dipendente, così che ogni membro del team abbia un calendario personale. Ognuno può decidere di rendere pubblico il proprio calendario e quali eventi mostrare oppure può visualizzare le scadenze più vicine;
- creando un calendario specifico per ogni progetto in cui inserire le date di scadenza e le tappe fondamentali al quale viene dato accesso solamente al team di competenza.
Nel momento in cui un dipendente modifica un evento condiviso, vengono mandate delle notifiche a chi vi parteciperà, consentendo così di rimanere sempre aggiornati sullo stato dei lavori.
E’ possibile inoltre, all’interno dell’evento, allegare file, inserire link utili e creare delle stanze virtuali a cui accedere per effettuare delle video conferenze.
Senza parlare del fatto che Google Calendar si integra perfettamente con le altre funzioni messe a disposizione dal pacchetto Google, tra cui la posta elettronica (Gmail), il Drive, Google Docs e molte altre ancora.
Conclusione
Per gestire un progetto sono disponibili molti strumenti appositi: i due di cui ho parlato in questo articolo sono probabilmente tra i più conosciuti e hanno il grande pregio di essere gratuiti, ma, al di là della fama e del risparmio che si possono ottenere, lo strumento migliore deve essere quello che riesci ad utilizzare nel modo più semplice. Il suo obiettivo è quello di facilitare il tuo lavoro, quindi deve essere intuitivo e apprezzato da tutti i dipendenti: per questo, sentire le loro proposte e le loro impressioni prima di scegliere sarebbe un’ottima mossa.
