La conservazione digitale è una tecnica che, per via della sua comodità e della sua convenienza, sta sempre più prendendo piede tra i commercialisti, seppur lentamente.
Alcuni preferiscono utilizzare i metodi classici ai quali sono da tempo abituati, principalmente per una questione di mentalità tradizionalista. Altri hanno preferito evitare di adottare questa pratica per via della diffidenza verso la digitalizzazione, oppure perché non hanno fiducia nelle loro capacità informatiche.
In altre parole, lo spostamento verso la digitalizzazione è visto come una seccatura o addirittura un problema dai più, ma solo perché questi non considerano i vantaggi che essa può apportare allo studio, tanto in termini di efficienza lavorativa quanto in senso di innovazione e modernità. Insomma, piuttosto che un ostacolo, il progressivo avanzare della totale digitalizzazione degli archivi va visto come un’opportunità per offrire un servizio migliore e più tempestivo ai propri clienti, a patto che si operino per tempo la riorganizzazione dello studio e l’aggiornamento di tutti i software obsoleti.
Obbligo di fatturazione elettronica per il B2B dal 2019
Ma prima occorre parlare della novità a sfavore di questa larga fetta di professionisti del campo, ossia il nuovo obbligo di fatturazione elettronica per quanto riguarda il B2B, che verrà introdotta solo per alcune realtà da luglio 2018 e allargata a tutti da gennaio 2019: essa andrà a mutare piuttosto in profondità le basi organizzative degli studi professionali che ancora non hanno adottato la conservazione digitale, con un conseguente rischio di diminuzione di dati in entrata e il successivo scontento di alcuni clienti.
Abbiamo approfondito il tema della conservazione elettronica delle fatture a norma in questo articolo: [Fatturazione elettronica, cosa cambia per professionisti e imprese].
Cosa comporta la conservazione digitale a norma?
La conservazione digitale a norma ha come obiettivo l’informatizzazione di tutti i dati relativi alle transazioni tra i fornitori di un servizio e i loro fruitori, che al giorno d’oggi sono conservati su documenti cartacei: come si può intuire, il passaggio da superficie fisica a digitale porta diversi vantaggi quali il risparmio sulla spesa e sull’utilizzo della carta, la velocità di salvataggio delle operazioni, la non deperibilità dei documenti e l’impossibilità di smarrirli o danneggiarli in qualche modo. Garantisce inoltre l’autenticità e la leggibilità dei testi e delle firme, riducendo il rischio di contraffazione e fraintendimento.
Il processo di conservazione digitale a norma prevede due step:
- archiviazione documentale: memorizzazione di un documento nuovo o trasferimento di uno cartaceo su un supporto digitale idoneo: in alcuni casi la sostituzione permetterà la distruzione della controparte fisica, anche se questa non sarà mai obbligatoria. L’avere a disposizione un archivio digitale rispetto ad uno cartaceo offre vari vantaggi organizzativi, come una maggior efficienza nella ricerca di un determinato documento, una migliore strutturalità delle condivisioni e delle segmentazioni e, infine, un indubbio aumento della sicurezza e della conservazione documentale;
- conservazione digitale: sostituzione dell’archivio fisico con uno digitale, direttamente successivo alla fase di archiviazione: per proseguire con questa procedura e assicurarsi di soddisfare le esigenze legali di base è obbligatorio il passaggio della firma digitale (firma elettronica che si applica ai documenti informatici, con valore analogo alla firma di pugno del cliente) e della marca temporale (ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l'effettivo avvenimento di un'attività/evento). L’autenticità di un documento così archiviato è garantita dall’impronta di Hash, una funzione matematica univoca con l’obiettivo di provare l’unicità del documento stesso (una sorta di effettiva “impronta digitale” dei dati).
Il ruolo del commercialista a supporto delle aziende
Nello specifico, come dovrà comportarsi il commercialista in relazione a questa azione di digitalizzazione, che di fatto influenzerà notevolmente le sue azioni all’interno del team e del rapporto con i suoi clienti?
Il sistema di conservazione sembra essere molto complesso, e richiede particolari requisiti e permessi per garantire la lunga conservazione e l’accessibilità ai giusti clienti: per questo motivo, il commercialista dovrà molto probabilmente affidarsi a fornitori esterni per alcune parti o per la totalità del processo. Il suo compito sarà dunque assistere e consigliare i clienti nella scelta dei fornitori stessi e nella verifica della corretta procedura di salvataggio dei dati.
Da considerare c’è anche la possibilità, tutt’ora da definire, che il commercialista vada anche a ricoprire l’incarico di Responsabile della conservazione, ossia quella figura che dovrà supervisionare l’intero processo di conservazione digitale a norma, con pieno potere di attuazione e definizione della procedura: per il momento l’ipotesi della sovrascrizione dei due ruoli sembra non essere appoggiata dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), ma non esiste ancora nessuna potenziale legge a riguardo.
In conclusione…
Sebbene non ancora obbligatoria per tutti, la conservazione digitale a norma rappresenta l’opzione migliore per uno studio commercialista, per via delle semplificazioni che offre sia ai clienti che allo studio stesso: l’unico problema è convincere il team a cambiare mentalità ed adattarsi alla novità, ed essere consapevoli che nel primissimo periodo, prima di impratichirsi con il processo di digitalizzazione, il lavoro andrà un pò più a rilento.
L’Agenzia delle Entrate si sta già muovendo a supporto delle realtà che si troveranno più in difficoltà tramite la preparazione di servizi di ausilio, mirati a formare il personale sul nuovo modo di gestire su schermo i documenti elettronici dei clienti, con lo scopo principale di non far perdere loro clienti. Anche realtà importanti nel mondo dell’offerta di servizi e tecnologie per gli adempimenti fiscali e amministrativi delle imprese sono molto attive nell’organizzazione di corsi di formazione e di consulenza one-to-one con i loro clienti.
