Siamo arrivati all’era dell’internet delle cose, in cui i dati che ci scambiamo ogni giorno iniziano ad essere una vera e propria risorsa aziendale e dove ormai tutti possediamo uno smartphone che ci consente di essere sempre aggiornati su qualsiasi notizia ed evento che capita in un qualsiasi angolo del mondo.
Non è una sorpresa che questa rivoluzione sia arrivata anche all’interno dell’ambito lavorativo e che vada ad influenzare i processi produttivi e le strategie operative come il project management.
Prima di parlare degli effetti (positivi) che l’internet delle cose ha all’interno della gestione dei progetti e nel nostro ufficio, facciamo chiarezza sul significato del termine.
Cos’è l’internet delle cose?
Il termine deriva dall’espressione inglese “Internet of Things” (IoT) con cui si intende il network di dispositivi fisici quali auto, applicazioni per le abitazioni e tutti gli strumenti che consentono di connettere tali dispositivi e di far scambiare loro dei dati.
Un esempio efficace è l’impianto domotico che viene installato sempre più di frequente nelle abitazioni moderne: attraverso l’ausilio di un’app nel cellulare oppure tramite un unico pannello di controllo, è possibile comandare ogni sistema della casa tra cui l’impianto di riscaldamento, le luci, l’impianto stereo, l’allarme e gli elettrodomestici.
I benefici dell’utilizzo sempre più massiccio dell’IoT sono, in primis, un aumento di efficienza, perché molte funzioni vengono automatizzate consentendo un’ottimizzazione risorse, e una riduzione dell’intervento umano, diminuendo gli errori ed il peso di certi costi.
Gli effetti dell’internet delle cose nel project management
Nel caso specifico della gestione dei progetti in ufficio, l’IoT diventa uno strumento a favore dell’organizzazione del lavoro e del suo procedimento. Tra i principali effetti includiamo:
- I Big Data
Il termine fa riferimento alla trasmissione automatica di una grande quantità di dati con cui è possibile ottenere subito delle analisi automatiche e delle statistiche ripetibili nel tempo.
Grazie ad essi, il project manager può prendere le sue decisioni più rapidamente aumentando l’efficienza dei processi: tali decisioni saranno anche più accurate poiché si basano su dati pratici.
- L’archiviazione dei dati
Collegato al punto precedente, l’IoT consente di raccogliere un gran numero di informazioni che fanno parte dello storico aziendale e che consentono di gestire i progetti in modo più efficiente.
Questi dati non devono essere a loro volta gestiti e archiviati manualmente, ma vengono “immagazzinati” in automatico e documentati in ogni loro dettaglio, garantendo così un ottimo punto di partenza per le pianificazioni future.
Una mole di dati così notevole è un assetto vincente per un’azienda ma va protetto: sono necessari quindi dei sistemi e software in grado di far accedere solamente i diretti interessati alle informazioni utili e di limitare l’accessibilità agli altri. Inoltre, deve essere scalabile, ossia in grado di “crescere” insieme ai dati che accoglie, garantendo un servizio di archiviazione adatto alla mole da gestire.
- La Supervisione
Con l’internet delle cose è più semplice monitorare e controllare le attività in corso in tempo
reale.
Da una parte, consente di sapere se una mansione viene rallentata senza motivo, dall’altro invece permette di anticipare i potenziali problemi o di limitare le criticità prima che diventino irrisolvibili.
- La collaborazione all’interno del team
La comunicazione è facilitata dalla connessione live e dallo scambio in tempo reale di informazioni da un membro all’altro del team. L’interazione è facilitata e può avvenire anche tra collaboratori che si trovano in sedi differenti o che si connettono da remoto.
La presenza di chat aziendali e di calendari condivisi consente ad ogni persona dello staff di conoscere il punto della situazione di ogni dipendente e di coordinare il proprio lavoro, in modo da concludere il progetto in modo efficiente.
- L’interazione con i clienti e con i soci
All’interno del progetto è possibile introdurre gli stessi clienti e dar loro l’opportunità di conoscere lo stato dei lavori in ogni momento e di partecipare alle discussioni e rispondere ai dubbi.
Ancora una volta la comunicazione viene facilitata e consente di gestire il progetto al meglio evitando brutte sorprese e insoddisfazioni da parte di chi commissiona il lavoro.
Anche ai soci dell’azienda è possibile dare accessibilità alle varie fasi del progetto, condividendo gli obiettivi e gli scopi finali: l’interazione verticale tra i diversi ruoli all’interno di un’azienda può essere un notevole problema, perché i manager hanno molto spesso aspettative differenti rispetto a quelle dei dipendenti e dei project manager, i quali si scontrano con sviste e problemi difficilmente prevedibili.
Grazie all’IoT anche i soci potranno supervisionare lo stato dei lavori, essere testimoni delle maggiori vicissitudini riscontrate e allineare le loro aspettative con risultati condivisi da tutti.
Conclusioni
L’internet of things e le sue applicazioni sono già presenti nel mondo del lavoro e presentano numerosi benefici per chi ne fa uso.
Chi ancora non si è adeguato a questa vera e propria rivoluzione che consente un’interazione pressoché continua, potrebbe trovare numerose difficoltà a proporre un servizio alla pari di chi invece ha adattato la sua strategia, rischiando di intaccare il proprio vantaggio competitivo.
