Con l’arrivo del nuovo obbligo di fatturazione elettronica, si presenta il problema di capire come effettuare la corretta conservazione delle fatture per rientrare nella normativa prevista dal CAD (Codice dell’amministrazione digitale, D.Lgs. n. 82/2005, capo III e successive modifiche).
Con conservazione digitale si intende l’attività volta a proteggere nel tempo gli archivi di documenti informatici e i dati al loro interno. L’obiettivo è quello di limitare e ostacolare la distruzione o la perdita dei documenti e di assicurarne autenticità, integrità e accesso controllato ai fini amministrativi e consultivi in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate e di altre autorità.
Fattura elettronica: chi è interessato?
La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria a decorrere dal 1° gennaio 2019 dovrà essere adottata da tutti i soggetti IVA (salvo le eccezioni previste dalla legge).
La legge parla chiaro: l’obbligo di fatturare e conservare in formato digitale è previsto per tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato. (Art 1, comma 909, legge di Bilancio 2018), con due modalità differenti di conservazione:
- in outsourcing: chi emette la fattura si appoggia ad un soggetto esterno, privato o pubblico, autorizzato allineato allo standard UNISInCRO 11386:2010 per effettuare la conservazione digitale;
- in house: chi produce la fattura e decide di mantenere l’archivio presso la propria sede, deve utilizzare una struttura di conservazione idonea e che sia adatta ad una conservazione a norma.
Ciò che è chiaro, indipendentemente dalla decisione di affidarsi a partner terzi oppure di fare da sé, è che l’obbligo è esteso a tutti coloro che producono fatture e le ricevono.
Conservazione digitale delle fatture: come essere a norma
Per garantire una conservazione digitale che segua correttamente le direttive della legge di Bilancio 2018, non basta semplicemente utilizzare un software per l’archiviazione, ma è importante anche allineare i propri documenti con la normativa.
La fattura elettronica deve avere le seguenti caratteristiche:
- autenticità: la sua provenienza deve essere certa e il documento non deve aver subito alterazioni o modifiche;
- integrità: il documento deve essere completo senza modifiche non autorizzate;
- leggibilità: deve essere fruibile delle informazioni e dei dati contenuti all’interno della fattura per tutto il tempo della sua conservazione e nelle fasi precedenti di produzione e diffusione;
- affidabilità: il livello di fiducia e attendibilità attribuibile alla fattura da chi la consulta;
- il contenuto della fattura rimane invariato e deve includere le informazioni obbligatorie richieste dalla normativa vigente per fini fiscali. Di conseguenza, il formato deve favorire la corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso le informazioni indispensabili a cui è possibile aggiungere ulteriori dati, come, ad esempio, la particolare tipologia del bene o servizio fornito. (Fonte: specifiche tecniche del formato della fatturaPA).
Per chi desidera effettuare la conservazione in house, è importante fornirsi di un “sistema di conservazione”, ossia quell’insieme di personale, procedure e strumenti, che garantisca le seguenti caratteristiche:
- deve consentire l’identificazione certa e puntuale del soggetto che ha emesso fattura, per poter valutare l’autenticità del documento stesso;
- deve assicurare l’integrità continuativa della fattura digitale;
- ha come obiettivo principale l’agevole reperibilità del documento fattura e di tutte le informazioni e il materiale di riferimento;
- deve ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita dei dati oggetti di trattamento, secondo le misure di sicurezza previste dal D. Lgs. 30 giugno 2013, n. 196, art. 31-36.
Conclusione
Nonostante l’obbligatorietà, della fatturazione elettronica, l’introduzione di questa nuova norma comporta una serie di vantaggi all’interno dell’azienda, in quanto conservare le fatture in digitale, evitando la corrispondenza cartacea, significa:
- risparmiare molto sui costi amministrativi, quali il prezzo di carta, inchiostro e gestione dell’archivio;
- occupare meno spazio fisico per l’archiviazione del documento (che deve essere custodito in loco per almeno 5 anni), utilizzando lo stesso per scopi più produttivi;
- una gestione documentale migliore, attraverso un trasferimento e una consultazione delle fatture più rapida ed efficiente;
- proteggere e mantenere le caratteristiche della fattura nel tempo.
Per una panoramica generale sui cambiamenti portati dalla fattura elettronica, potete leggere l’articolo: Fatturazione elettronica, cosa cambia per professionisti e imprese.
