Definire con precisione il margine in cui rientrare con il budget è tra le cose più difficili da effettuare quando si inizia un nuovo progetto in azienda.
Il motivo può essere ricondotto a due cause:
- un progetto quasi certamente cambierà in corso d’opera senza la possibilità di prevedere esattamente le variabili che causano la sua modifica
- la tua visione come project manager, quella del tuo team e del cliente molto spesso non combaciano e, oltretutto, il momento in cui si stima il giusto margine da mantenere per tutto il percorso è contemporaneamente il tempo in cui sei meno a conoscenza di tutte tecnologie, le capacità e i requisiti necessari per portare a termine il progetto.
Per prevenire il problema, ma anche per tentare di essere il più possibile dinamici nel caso in cui ci si avvicina troppo al limite di budget prefissato, ecco alcune segnali di avvertimento di cui accorgersi per tornare sulla giusta strada.
I segnali d’allarme
Il cliente che commissiona il progetto non ne è coinvolto
Questa è una delle condizioni che più volte viene ignorata: molto spesso, infatti, si procede con il progetto non tenendo a mente la visione e l’opinione di colui/colei che ha preso la decisione a monte, rischiando così di uscire dal percorso prefissato.
Quando si sta realizzando un progetto, è importante ricordare chi prende le decisioni finali e anche se il cliente non viene coinvolto ogni giorno nella gestione più tecnica, deve essere sempre chiaro il suo obiettivo e le sue riserve a riguardo, in modo da ottenere il via-libera per procedere in tranquillità.
E’, però, vero anche il contrario, ossia che anche il cliente deve essere a disposizione per approvare oppure dare la sua opinione per modificare l’obiettivo e le varie tappe del progetto.
I requisiti per completare il progetto non sono ben definiti
Prima di iniziare, il progetto deve essere ben definito e deve includere, il più possibile, sia i requisiti e le variabili certe, che quelle di possibile verifica.
In questo caso, possono venirti in aiuto le passate esperienze che hai avuto per gestire pianificazioni simili.
In ogni caso, sia che tu sia già pratico oppure no, poniti queste domande per iniziare al meglio:
- Quali sono gli obiettivi (finalità e aspettative) del progetto?
- Quali sono i possibili risultati che mi posso aspettare?
- Quanto tempo è necessario per raggiungere questi risultati?
- Come avviene il processo di revisione e approvazione? Quanto tempo devo attendere per l’approvazione
- Come reagisco se il budget necessario al progetto cambia?
Senza aver una risposta per queste domande di base, è facile portare avanti un progetto difficile da gestire e imprevedibile, in cui vengono più facilmente sprecate risorse,oltre che estraniare dai lavori il cliente che l’ha commissionato.
Mancano gli obiettivi intermedi
Oltre che darti un’idea dello stato dei lavori e un’ordine sulle azioni prioritarie rispetto alle altre, le tappe intermedie ti permettono anche di gestire meglio il tempo a disposizione.
Rispettare questi obiettivi deve essere anche tra le priorità del cliente, perché un ritardo di risposta da parte loro anche solo per approvare o inviare delle documentazioni utili può portare ad un rinvio delle attività, a possibili sovrapposizioni di progetti e, infine, aumento dei costi annessi.
Potrebbe essere utile far presente al cliente che:
- i ritardi nelle fasi iniziali o intermedie del progetto causano delle complicazioni nel futuro perché causano ulteriori aggiustamenti alle successive scadenze, inclusa la data di consegna finale
- più le tempistiche vengono estese, maggiori sono le possibilità che il progetto eccederà il budget preventivato.
Ruoli e responsabilità non sono chiare
La gestione organizzata di tutto il progetto è un presupposto imprescindibile per ottenere i risultati nei tempi e nelle condizioni previste. Nel caso contrario, è inevitabile che il lavoro supererà il budget a sua disposizione e verrà consegnato in ritardo.
Per una buona gestione, la comunicazione è essenziale: che sia attraverso email, via conference call o con uno strumento che aiuti il project management, l’importante è condividere le informazioni con il proprio team e con i clienti.
Conclusioni
Le capacità di un project manager si vedono anche nella sua capacità di prevedere il budget e le risorse utili per un progetto. I segnali d’allarme che abbiamo riassunto in questo articolo sono un ottimo modo per evitare imprevisti e sapere cosa aspettarsi, oltre che ottenere il massimo dal progetto in essere.
Abbiamo sottolineato che la comunicazione è molto importante, sia verso i membri del proprio team che con i clienti: i giusti strumenti, come un calendario aziendale o un software gestionale possono aiutarti ad organizzare l’attività dell’ufficio nel migliore dei modi.
I software di ultima generazione, come Lynfa Studio, consentono di accedere a molte risorse che semplificano il lavoro, come l’analisi della produttività del team e dello studio, il monitoraggio delle tempistiche e la sincronizzazione e condivisione di file tra collaboratori e clienti.
