Le sfide che affronta un project manager ogni giorno sono molte e ne va dell’esito dei progetti di un’azienda.
D’altro canto, proporre un’idea è ben diverso dal pianificarla o attuarla e il responsabile di un progetto lo sa bene: schedulare ogni step per sincronizzare il lavoro di ogni membro del team, rientrare nelle scadenze richieste, prevedere ritardi e ostacoli sono solo alcune delle sfida da affrontare.
Ecco i problemi più frequenti che deve affrontare ogni project manager e le possibili soluzioni per rendere un successo i tuoi progetti.
Ottimizzare il rendimento del team
Il successo di un team è dato dalla somma del successo di ogni singolo membro: il buon esito è la combinazione di competenze ed esperienza, tuttavia molto spesso i compiti non vengono assegnati in base alle capacità, ma rispetto alla disponibilità dei dipendenti.
Questo significa che una persona poco esperta si ritrova a dover portare a termine un task che non rientra nelle sue capacità, rischiando di non realizzare il progetto nel migliore dei modi.
Come ottimizzare il rendimento del team? Documentando le capacità necessarie per completare il lavoro e analizzare i punti di forza e quelli di debolezza del tuo personale.
Ricorda inoltre che la formazione dei dipendenti aiuta moltissimo ad ottenere una preparazione omogenea e pronta ad affrontare le sfide di ogni progetto.
Effetuare aggiustamenti intermedi
Per affrontare un progetto è importante essere altamente flessibili: la pianificazione sulla carta è una cosa, mentre la realizzazione effettiva potrebbe facilmente discostarsi dall’idea originale.
Soprattutto durante progetti che richiedono molto tempo, le condizioni iniziali potrebbe cambiare in corso d’opera, che sia per un cambiamento della legislatura oppure per l’utilizzo di nuove tecnologie, comportando un ritardo sull’esecuzione del progetto.
Come affrontare gli aggiustamenti intermedi? Anche se è impossibile prevedere qualsiasi rischio, è importante includere nel progetto iniziale gli imprevisti che è possibile incontrare in corso d’opera, in modo da avere delle misure di risposta veloci ed efficaci.
Pianificare la giusta scadenza
Proporre una deadline molto vicina per stimolare il team a fare di più e meglio è un’arma a doppio taglio: può, infatti, funzionare per chi risponde alle limitazioni in modo positivo e reagisce bene alle pressioni, ma può anche abbassare il morale dello staff e diminuire la produttività. Dall’altra parte, invece, stabilire una scadenza troppo lontana può portare all’insoddisfazione del cliente e ridurre anche qui la produttività del team a causa della mancanza di uno stimolo evidente.
Come stabilire la giusta scadenza? Combina le richieste del tuo cliente con le prestazioni del tuo team, tenendo a mente il progetto che hai stilato, in cui hai incluso i possibili rischi. Per scegliere la giusta data di conclusione del progetto, prendi in considerazione anche il tempo impiegato dai membri del team nei precedenti task.
Migliorare la comunicazione tra il team
Abbiamo detto che il successo del team è dato dall’abilità di ogni suo singolo membro, ma fondamentali sono anche la collaborazione e la relazione presenti all’interno del gruppo.
La comunicazione è il fattore chiave per la buona riuscita di un progetto e una delle sfide più importanti da vincere da parte del project manager, soprattutto nel caso in cui è necessario far collaborare membri che dialogano da remoto e che non si trovano nello stesso edificio e, in alcuni casi, nello stesso stato.
Inoltre, la comunicazione deve essere comprensibile e precisa.
Come garantire una comunicazione efficace? Attraverso una preventiva sensibilizzazione dei membri del team sull’importanza di dialogare e rimanere in contatto gli uni con gli altri e sul tipo di dati e informazioni che sono necessari per il successo del progetto.
Utilizzare il software più adatto
Il gestionale è uno strumento che aiuta moltissimo lo studio a snellire i processi e ad automatizzare molti compiti che sennò dovrebbero essere fatti manualmente.
Inoltre, la piattaforma giusta consente di raccogliere i dati fondamentali per misurare le
tempistiche e le prestazioni di ogni dipendente, per capire le abilità e il frutto del lavoro di
ogni membro dello staff.
Come scegliere il software giusto? Non tutti i sono uguali e non tutti presentano le stesse caratteristiche e funzioni: per affrontare al meglio i progetti aziendali, una piattaforma di questo tipo deve permettere:
- una collaborazione e una condivisione dei dati dinamica e in tempo reale
- l’assegnazione dei compiti e la misurazione delle tempistiche
- di lavorare in sicurezza senza il rischio di perdere dati e informazioni
- un utilizzo intuitivo e che non sia di intralcio al lavoro ma, al contrario, che sia un
aiuto fondamentale.
In conclusione, implementa in azienda un gestionale che consenta un controllo avanzato
delle attività, che monitori i tempi, che automatizzi le procedure più ripetitive e che sia da
tramite per una condivisione e una sincronizzazione perfetta tra collaboratori e clienti esterni.
