Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica riguarderà tutte le transazioni di imprese e professionisti, con solo alcune eccezioni.
Abbiamo visto l’impatto sugli adempimenti fiscali e le novità in materia di incentivi e semplificazioni nel precedente articolo: Fatturazione elettronica, cosa cambia per professionisti e imprese.
Approfondiamo qui l’aspetto operativo e del supporto tecnico per implementare la fatturazione elettronica tra privati.
Fattura elettronica tra privati: non è una novità
Se l’obbligo di emissione di fatture elettroniche in ambito B2B partirà nel 2019, lo scambio di fatture in formato digitale per le aziende è possibile da diversi anni, così come i relativi software di gestione.
La digitalizzazione della gestione e invio delle fatture è stato visto da alcune imprese come soluzione per ridurre i costi amministrativi e non ha tardato a mettere in atto un sistema di fatturazione elettronica.
Infatti, grazie alla fattura elettronica è possibile inviare e ricevere fatture senza doverle stampare, con notevole risparmio di costi di stampa, eventuale spedizione, marca da bollo e spazio fisico di archiviazione. Non solo: la svolta digitale ha portato, alle aziende che l’hanno intrapresa subito e in linea con le intenzioni del legislatore, una serie di ulteriori vantaggi indiretti:
- Automazione e riduzione del data entry manuale
- Riduzione degli errori di registrazione e smarrimento dei documenti
- Minori rischi di duplicazioni e falsificazioni
- Riduzione degli errori nei pagamenti e dei tempi medi di pagamento
Un software di gestione della fatturazione elettronica, sia per uno studio di commercialisti che per le imprese, funziona, tutto sommato, in maniera semplice per gli utilizzatori.
Vediamo nello specifico i vari aspetti operativi.
Aspetti tecnici della fattura elettronica e del software di gestione
Dal punto di vista pratico, la fattura elettronica è una normale fattura emessa, ricevuta, firmata e conservata però in maniera digitale. Si tratta di un documento elettronico in formato XML sul quale viene apposta la firma elettronica dell’emittente.
La trasmissione tra soggetto emittente e ricevente (fornitore e cliente) avviene grazie al Sistema di Interscambio (SDI), la piattaforma virtuale messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, oppure tramite altra piattaforma software che assicura le medesime funzione e garanzie del SDI.
Per la fattura elettronica tra privati, si replica quindi il sistema messo a punto per la fattura elettronica alle pubbliche amministrazioni.
Una piattaforma per la fatturazione elettronica, in sintesi, permette di:
- Generare fatture in formato XML
- Autenticarle con sistema di firma elettronica
- Inviare le fatture elettroniche ai clienti direttamente o tramite il Sistema di Interscambio
- Monitorare gli stati di avanzamento e i messaggi del SDI
- Ricevere le fatture elettroniche
Alcuni software permettono inoltre di:
- Inviare le fatture tramite più canali (pdf via email o pec, cartacea via posta)
- Verificare la coerenza delle fatture con gli altri documenti gestionali (ordini, ddt)
- Contabilizzare in maniera automatica o semplificata le fatture
- Integrarsi con i sistemi gestionali aziendali
- Gestire in modo automatico la conservazione sostitutiva delle fatture
- Gestire lo scambio dei file con il commercialista
La piattaforma digitale che crea, riceve, firma, trasmette o conserva la fattura elettronica deve avere gli stessi requisiti di legge del sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate.
Affrontare l’obbligo
Il processo di digitalizzazione delle aziende, soprattutto quelle di dimensioni più piccole, è ancora lontano dall’essere concluso. Quest’obbligo quindi può essere visto come un problema per le aziende non ancora strutturate in tal senso.
Le microimprese e le imprese individuali costituiscono, rispettivamente, il 30% e 65% delle imprese italiane (fonte: Agenda Digitale).
Attivare un sistema gestionale all’interno di una struttura produttiva in cui manca il personale, o in cui l’apprendimento di nuove tecnologie avviene con difficoltà, potrebbe dunque essere visto come un ostacolo insormontabile.
Come prepararsi, quindi?
Una soluzione è quella di chiedere supporto allo studio dei commercialisti che già segue l’azienda per gli aspetti contabili e fiscali e che possono offrire il servizio di invio per conto dei clienti. Molte piattaforme di gestione della fatturazione elettronica (come quella rappresentata nello schema precedentemente illustrato), infatti, sono pensate per gli studi professionali e permettono di gestire gli invii per più clienti oppure di dare accesso direttamente anche agli utenti aziendali, i quali possono accedere autonomamente al Servizio e scegliere la propria utenza di lavoro.
Un’altra soluzione è quella di cavalcare l’onda della digitalizzazione e aggiornare il proprio sistema per la contabilità per gestire anche la fatturazione elettronica e interconnettersi al sistema di interscambio; oppure, dotarsi di un nuovo software, cercando tra le diverse soluzioni in commercio quella più adatte alla propria dimensione e attività aziendale.
