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Il Blog di Team Duemila

3 abitudini che diminuiscono la produttività dello studio

Mantenere una produttività costante, o addirittura migliorarla con il tempo, è sicuramente un obiettivo importante per qualsiasi ufficio. Questo significa riconoscere e contrastare le cattive abitudini che ne diminuiscono il rendimento, sia per ottenere un miglior ambiente lavorativo all’interno del team, che per offrire una migliore prestazione ai propri clienti.
La maggior parte delle iniziative non va a buon fine a causa di aspettative poco realistiche, lavoro arretrato dovuto a gestioni poco efficienti e pianificazioni accavallate tra di loro.
In questo articolo abbiamo raccolto le tre peggiori abitudini da evitare per poter assicurare il successo e la produttività dei progetti del proprio studio.


1. Fissare delle aspettative poco realistiche per soddisfare i clienti

Cercare di andare incontro a tutte le richieste dei clienti è un obiettivo nobile ma poco efficace, perché più si accettano le condizioni proposte, e più le esigenze rischiano di diventare poco ragionevoli.
Risultare troppo accomodanti può ridurre di molto la produttività e rischia di rendere anche le mansioni più semplici un ostacolo difficile da portare a termine.
La soluzione è provare ad essere più selettivi sulle richieste dei clienti per garantire un lavoro finale migliore che possa essere affrontato al meglio dalle capacità dello studio.
La tecnologia diventa molto utile perché, grazie ai più moderni strumenti di gestione, consente di:

  • tenere sotto controllo, in tempo reale, lo stato di avanzamento dei lavori e di comprendere, attraverso dati e report, quando è possibile stabilire un nuovo incarico e i suoi tempi previsti per l’adempimento;
  • monitorare i diversi task aziendali per sincronizzare i lavori in corso dei propri collaboratori, in modo da ridurre i tempi di attesa e limitare il più possibile il passaggio errato di informazioni;
  • stimare in anticipo il tempo richiesto per completare un task o un lavoro più articolato e, in questo modo, vedere quali sono i punti deboli da migliorare.


2. Trascurare l’importanza delle attività

Rendere prioritaria la fase critica di un lavoro è una responsabilità fondamentale da assumersi: infatti, non essere in grado di indicare la giusta importanza dei diversi task può risolversi in perdite di informazioni che possono compromettere i lavori futuri e, quindi, determinare l’insoddisfazione del cliente.
Per priorità si intende quale attività svolgere per prima, in termini di importanza per lo sviluppo finale e in termini di tempo e risorse utilizzate per completarla.

Sotto quest’ottica, è utile poter attribuire un punteggio ad ogni task per stimare la complessità e lo sforzo richiesto per effettuare quella specifica attività.
In questo modo, tutto il team sarà in grado di identificare le mansioni che richiedono maggior tempo e attenzione, quali avranno una priorità maggiore e quelle che, invece, sono più trascurabili, oppure di portare a termine prima i compiti fondamentali in ordine di importanza per il cliente e successivamente gli altri.


3. Distribuire i compiti nel modo sbagliato

La distribuzione delle mansioni all’interno del team deve essere proporzionata alle abilità e alla bravura dei dipendenti, senza però oberare di lavoro chi riesce ad essere più produttivo rispetto ai propri colleghi.
Caricare di compiti il miglior membro del team può diventare, infatti, un soluzione controproducente, poiché significa, per il tuo dipendente, dover dividere l’attenzione tra tutti i task assegnati finendo col perdere la maggior parte del tempo e delle energie per passare da uno all’altro.
Inoltre, una suddivisione poco equa potrebbe creare scontenti all’interno del team, dovuti da una parte alla troppa responsabilità caricata sulle spalle di pochi e, dall’altra, alla poca fiducia riposta negli altri membri.


Conclusione

Per riassumere, la comunicazione è un elemento fondamentale da considerare per migliorare la produttività in ufficio, perché consente di rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento delle attività condivise, sulla loro difficoltà e l’ammontare di tempo che richiedono.
In particolare:

  • è importante confrontarsi frequentemente con i membri del team e con i clienti
  • tenere traccia delle performance passate per ottenere una previsione della produttività futura consente di migliorarsi sempre di più
  • attribuire la giusta priorità ad ogni task permette di dedicare la giusta attenzione alle attività rispetto alla gerarchia importa
  • è importante comunicare attraverso la condivisione di file, informazioni e idee

In definitiva, sii concreto, organizzato e sempre in comunicazione con il tuo team: questi accorgimenti, supportati da del semplice buonsenso, e gli strumenti adatti che ti aiutano a tenere sotto controllo ogni attività, faranno sì che l’azienda funzioni come un meccanismo ben congegnato.

 

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Scritto da Marco Bertelli

In Team Duemila mi occupo dell'area fiscale