La conservazione sostitutiva è un processo digitale che permette di conservare documenti informatici con lo stesso valore legale e fiscale dei documenti cartacei. Si tratta di una metodologia regolamentata dalla normativa italiana che consente alle aziende di eliminare progressivamente l’archiviazione fisica dei documenti, trasformando i file elettronici in veri e propri documenti originali, equiparabili sotto il profilo legale a quelli tradizionali.
Ecco alcuni dei principali vantaggi:
- Processi digitalizzati: la gestione dei documenti viene automatizzata, rendendo molto più veloce la consultazione e l'esibizione dei file conservati a norma. Questo elimina i ritardi causati dalla ricerca manuale e ottimizza il flusso di lavoro.
- Delega del processo di conservazione: l'intero processo, dalla presa in carico alla gestione e conservazione dei documenti, viene affidato a un sistema automatizzato che si occupa della gestione degli archivi digitali, dei backup e dell'adeguamento costante alle normative. Ciò riduce la necessità di interventi manuali e garantisce la piena conformità legale.
- Accesso rapido e sicuro ai documenti: grazie alle soluzioni in Cloud, i documenti conservati possono essere consultati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Inoltre, le funzioni di ricerca avanzate permettono di trovare rapidamente i file archiviati, migliorando l'efficienza operativa.
La conservazione sostitutiva, oltre a ridurre notevolmente i costi di stampa e di spazio per l’archiviazione, garantisce maggiore sicurezza, accessibilità e integrità dei dati. Grazie a questo sistema, infatti, i documenti vengono conservati in modo sicuro e protetti da rischi come smarrimenti, deterioramenti o accessi non autorizzati.
Come funziona la conservazione sostitutiva?
Il processo di conservazione sostitutiva prevede la trasformazione di documenti analogici in formato digitale oppure la gestione di documenti nativi digitali. Il tutto avviene attraverso una serie di fasi regolamentate: acquisizione dei documenti, firma digitale del responsabile della conservazione, apposizione di un riferimento temporale e memorizzazione in un archivio elettronico sicuro. È una procedura complessa e non va confusa con una banale conservazione elettronica o digitale di informazioni.
Uno dei punti chiave è la firma digitale, che garantisce autenticità, integrità e non ripudiabilità dei documenti, attestando che non sono stati alterati nel tempo. I documenti vengono poi archiviati in un sistema di conservazione a norma, dove restano accessibili solo alle persone autorizzate per il periodo previsto dalla legge, che può variare a seconda della tipologia documentale (fatture, contratti, bilanci, ecc.).
Qual è la differenza tra archiviazione documentale e conservazione sostitutiva?
La differenza principale tra archiviazione documentale e conservazione sostitutiva risiede nel valore legale dei documenti gestiti. L'archiviazione documentale è un processo che consente di organizzare e memorizzare documenti elettronici o cartacei digitalizzati, ma non attribuisce alcun valore legale specifico ai file archiviati. La conservazione sostitutiva, al contrario, garantisce che i documenti archiviati abbiano lo stesso valore giuridico e fiscale degli originali cartacei.
Un altro aspetto cruciale è che la conservazione sostitutiva segue una normativa ben precisa e richiede l'uso di strumenti come la firma digitale e la marca temporale, che assicurano l'integrità e la non alterazione dei documenti nel tempo. L'archiviazione documentale, invece, può essere vista come una gestione ordinata dei documenti senza il vincolo legale di garantirne la validità a lungo termine.
Un software di conservazione sostitutiva è una soluzione versatile e adatta a diverse tipologie di organizzazioni, dalle grandi aziende alle startup, fino agli studi professionali.
- Aziende e startup: i documenti digitalizzati sono sempre reperibili, grazie a funzionalità di ricerca rapide e intuitive, e vengono conservati a norma di legge. Inoltre, molte soluzioni software sono dotate di certificazioni ISO 27001 e ISO 9001, garantendo così alti livelli di sicurezza e qualità.
- Studi professionali: gli studi che gestiscono grandi quantità di documentazione, come quelli di commercialisti, possono trarre enorme beneficio dalla conservazione sostitutiva. Digitalizzando i documenti e le comunicazioni con i clienti, lo studio può semplificare la gestione dei flussi documentali, eliminare l’uso di carta e ridurre i costi operativi.
Un software di conservazione sostitutiva, quindi, si adatta perfettamente a qualsiasi realtà che desideri migliorare la propria gestione documentale, riducendo costi e aumentando la sostenibilità.
Se vuoi ricevere maggiori informazioni e una consulenza personalizzata, Team Duemila è a tua disposizione per aiutarti a digitalizzare i tuoi processi e garantirti un sistema sicuro, veloce e conforme alle normative.
