Parlando di mobile working, il lavoro in mobilità, non si può non pensare a Reed Hastings, CEO di Netflix, il quale non ha un ufficio personale, nemmeno una sua scrivania e conduce tutto il suo lavoro utilizzando un laptop e un iphone. In una recente intervista a Business Insider, Hasting ha infatti raccontato di non aver più sentito la necessità di una scrivania da quando ha potuto far a meno di contratti cartacei. E ora fa quasi tutto dallo smartphone, tanto da valutare se ha ancora bisogno del laptop.
Hastings rappresenta un modo di lavorare snello e veloce, di un imprenditore sempre pronto, che gestisce in modo dinamico le relazioni con i propri clienti e collaboratori; moderno, usa le innovazioni tecnologiche per incrementare la produttività ed erogare nuovi servizi.
La rivoluzione digitale avanza, pian piano, nelle aziende e anche negli studi professionali. Quasi metà delle aziende italiane adotta forme di smart working e oltre il 30% dei lavoratori trascorre già più della metà del proprio tempo lontano dalla postazione di lavoro. Circa un terzo degli studi italiani di commercialisti ha già abbracciato la svolta digitale e i conseguenti vantaggi offerti dal mobile working.
Adottare la strada della digitalizzazione per lavorare in mobilità significa sfruttare efficacemente i tempi in cui non si è presenti in studio per dare comunque risposte alla clientela. Significa cambiare il modo di essere un professionista, di operare con strumenti diversi, secondo schemi differenti, per aumentare l’efficienza e l’efficacia delle operazioni dello studio e dei servizi erogabili verso il cliente.
Cosa serve per lavorare in mobilità? Il concetto di Studio Digitale
Se, operativamente parlando, per lavorare in mobilità serve avere uno smartphone, un laptop e una connessione internet, proprio come fa Hastings, alle spalle c’è un importante lavoro di organizzazione del flusso dei dati e della loro aggregazione, che richiedono la digitalizzazione delle attività dello studio. Si tratta di creare un vero e proprio Studio Digitale, un ambiente di lavoro che permette di:
- Adempiere ai servizi contabili e fiscali secondo le normative aggiornate
- Uniformare e velocizzare la creazione e gestione del flusso dei documenti digitali
- Migliorare la comunicazione all’interno e all’esterno dello studio
- Collaborare online con i membri del team e con i clienti.
Passare ad uno Studio Digitale richiede un cambiamento degli strumenti di lavoro e dell’atteggiamento mentale per poterli sfruttare al meglio.
Gestionali integrati
Fondamentale in questo senso è l'utilizzo di un sistema gestionale integrato e pensato su web per permettere l’accesso da tutti i dispositivi, ovunque. Oltre a poter seguire le varie attività in un unico ambiente, si possono condividere informazioni non solo con i collaboratori, ma anche con persone esterne allo studio. Anche i clienti hanno infatti la possibilità di collegarsi con un clic e avere le risposte in tempo reale senza interrompere il lavoro dello studio. Così il cliente è soddisfatto, mentre lo studio risparmia tempo e si riducono le interruzioni sul lavoro.
Più completo è il programma gestionale, maggiore l’integrazione e condivisione dei dati disponibili in un unico ambiente. Tuttavia, vista la complessità della soluzione e del processo di implementazione, per evitare che l’investimento pesi troppo sulle risorse dello studio, un’opzione è quelle di valutare software che offrano strumenti basi e che possano essere successivamente integrati con altre funzioni man mano che le esigenze dello studio lo richiedano.
Sistemi in cloud
Per lavorare in remoto si guarda all'uso di sistemi gestionali in cloud, in sostituzione degli spazi fisici di memoria (server). I sistemi in cloud hanno diversi vantaggi:
- Il servizio è sempre attivo e raggiungibile tramite un indirizzo web;
- Non appesantiscono le capacità di memoria interne alla propria azienda e consentono una più semplice scalabilità;
- I server che li ospitano sono altamente protetti e garantiscono una maggiore sicurezza;
- I servizi sono automaticamente ottimizzati per essere disponibili da ogni device.
Digitalizzazione dei processi
Digitalizzare non significa solo introdurre nuova tecnologia, ma anche intervenire sui processi interni, per migliorarli e renderli più efficienti.
Virtualizzare le banche dati vuol dire aumentare la flessibilità, azzerare i tempi, è una tendenza che vale per le grandi aziende con centinaia di dipendenti, e dunque traccia la strada anche alle realtà medio-piccole. Inclusi gli studi professionali, sempre di più chiamati a stare al passo con la clientela. Infatti, la stessa filosofia con cui il commercialista organizzerà il proprio back-office si integrerà (o verrà trasferita se necessario) nel front-end verso i clienti.
La digitalizzazione corre veloce. Nella nostra quotidianità il digitale è la norma: dagli smartphone con tutte le sue app, ai social media, ai computer sempre connessi alla rete, le smart home e l’Internet delle Cose.
Il rapporto 2017 stilato dall'Osservatorio professionisti e innovazione digitale, evidenzia che l’87% degli studi è attrezzato o interessato al lavoro in mobilità, consentendo ai professionisti di collegarsi al gestionale dello studio in qualsiasi momento e luogo. Tuttavia lo smartphone e il tablet entrano ancora poco nella gestione dei processi lavorativi. La funzione più utilizzata, dopo quella telefonica, è la gestione dell’agenda (22%) e la condivisione di documenti (11%).
Uno studio professionale che vuole emergere tra i concorrenti e offrire servizi innovativi alle aziende, quanto a lungo può ancora stare senza abbracciare la svolta digitale?
