L’espressione Business Intelligence nasce alla fine degli anni 50 del secolo scorso, in Germania, da Hans Peter Luhn, ricercatore che , in quel periodo, collaborava con IBM. Addirittura Luhn, si preoccupò di coniare un termine più specifico per la raccolta di dati destinati alle associazioni no profit, alle ONG, alle associazioni in genere, ossia “social intelligence”, come ulteriore ramo dell’informatica aziendale.
L’analisi dati, che qui, per comodità chiameremo BI, può riguardare la misurazione di qualsiasi dato di qualunque ambito, dall’efficienza del magazzino, alle vendite, ai costi. Quello che si decide di misurare e il modo in cui si collezionano i dati varia di caso in caso, ma l’obiettivo rimane sempre quello: realizzare un vantaggio di alta competitività per le aziende. Come? Delineando, grazie ai dati raccolti, uno scenario di confronto tra il passato e il presente, per pianificare il futuro e orientare le scelte strategiche dell’azienda.
L’analisi di business di un’azienda tipicamente combina dati di ogni dipartimento per comprendere come l’organizzazione aziendale funziona nel suo insieme. Quali sono i dati che riguardano il personale più importanti in questo tipo di analisi e come estrapolarli nel modo più completo ed efficiente possibile?
La business intelligenze nel mondo dell’amministrazione del personale
Quando l’analisi si rivolge al mondo dell’amministrazione del personale, la raccolta può interessare dati retributivi, contributivi, quantitativi, sia in termini di personale dipendente che in termini di costi, dati che in molti casi sono estratti “grezzi” e che poi, attraverso strumenti informatici, possono essere rimodellati ed elaborati definendo dei modelli che possono interpretarli per descrivere lo stato di operatività aziendale, definire correttivi futuri, determinare obiettivi.
La BI ha subito, nel corso del tempo una forte evoluzione concettuale e applicativa, perché, mentre ieri, era possibile generare dei report su dati storici, per analizzare le performance, mettendo a disposizione degli uffici di vendita, una serie di informazioni assai complesse da estrarre e da rielaborare, oggi si può parlare di disponibilità di strumenti (in gergo Cruscotti) che realizzano analisi preventive e consuntive, in tempo reale, mediante l’utilizzo di software flessibili, semplici nell’utilizzo, parametrizzabili e che permettono l’accesso ai dati in mobilità o mediante cloud.
Obiettivi primario: ridurre i costi
Nel mondo dell’amministrazione del personale, la BI guarda fortemente al controllo e alla riduzione dei costi (almeno nel 40% dei casi si utilizza uno strumento di BI per questo scopo), insomma, per attuare politiche efficaci nel cosiddetto controllo di gestione.
Da queste esigenze, nasce la spinta di sviluppare, quindi, applicazioni totalmente integrate con i Payroll Paghe, che siano in grado, non solo di acquisire informazioni in modo rapido e completo, ma di rielaborare queste informazioni, sia in forma tabellare che grafica.
In questo contesto, varie Software House, come TeamSystem, si muovono con soluzioni avanzate, talvolta utilizzando tecnologie di base estremamente efficaci, come CLICK View, capace di accedere ai dati in modo veloce, con la massima flessibilità e capacità di personalizzazione in base alle proprie esigenze e necessità.
Esempi di analisi in forma grafica
Analisi delle retribuzioni dei dipendenti, prospetti statistici come assenteismo, stress da lavoro correlato, pari opportunità, costi del lavoro, ratei, tfr, e chi piu’ ne vuole, piu’ ne metta!
Fig. 1: Cruscotto COSTI per definire andamento del costo del personale, dalla retribuzione, all’incidenza degli straordinari, al costo dei ratei, ai contributi, al TFR.
Il prospetto evidenzia in maniera analitica e dettagliata,
- le ore lavorate al netto dello straordinario (ore inail – le ore straordinarie)
- L’importo ed i contributi netti a carico azienda, comprensivi del contributo inail, per la retribuzione
lorda. - Le ore, l’importo ed i contributi netti a carico azienda, comprensivi del contributo inail, per il lavoro
straordinario. - Il costo totale dei ratei del/i mese/i.
- I contributi sui ratei compresivi dell’inail.
- Il t.f.r. del/i mese/i (calcolato dalla pagina 10 di DIPE), comprensivo della quota relativa ai ratei di :
- di 13^, 14^ e premi
- Il totale costo del dipendente.
- La percentuale d’incidenza di ogni singolo dipendente sul costo totale.
Fig. 2: situazione dei ratei residui a valore
Situazione dei ratei residui a valore che vengono estrapolati dall’archivio dipendente, con esportazione del dato che puo’ essere aggregato su diverse spaccature (centri di costo, reparto, sesso, qualifica, etc.etc)
Fig. 3: situazione TFR per matricola, con valori di TFR accantonato.
Situazione TFR per matricola, con valori di TFR accantonato. I dati sono rilevati in maniera puntuale, dall’archivio TFR dei singoli dipendenti, considerando la situazione relativa a:
fondo anno precedente, rivalutazione sul fondo, maturato dell’anno, spettante al netto di eventuali anticipazioni e di eventuale imposta sostitutiva. I grafici possono essere sviluppati in differenti modi, con focus su specifiche informazioni relative alla situazione del Trattamento di fine rapporto.
Fig. 4 : Staff Mapping per analisi andamento della RAL
Staff Mapping per analisi andamento della popolazione dipendente, con focus sulla distribuzione della stessa in centri di costo, reparto, per analisi dettagliate sull’andamento delle RAL, con spaccature del dato, mensili, annuali, trimestrali, semestrali. Questo cruscotto diventa un elemento fondamentale di analisi per stabilire eventuali politiche retributive, da distribuire in maniera omogenea in base alle mansioni, competenze, funzioni, responsabilità
Fig. 5: Analisi dell’assenteismo con focus su malattie e maternità.
Analisi dell’assenteismo con focus su malattie e maternità. Cruscotto di forte rilevanza statistica. Nell’analisi delle Risorse Umane, è fondamentale entrare in dettaglio a quelli che sono i motivi di scarso rendimento o poca efficienza del personale dipendente. Le analisi sull’assenteismo permettono, intanto , di capire quali sono i motivi di assenza maggiormente diffusi. Da questo primo step, si passa alla valutazione dei correttivi che possono essere attuati. Il tutto deve tradursi in una analisi che determina soluzioni atte all’abbassamento dell’indice di assenza, che, spesse volte, si traduce in maggiore competitività, efficienza, qualità, soddisfazione del dipendente , maggiore conciliazione vita-lavoro. Da questi elementi, si approda anche ad efficaci politiche di welfare aziendale.
Fig. 6: Storia del dipendente in termini di retribuzione (aumenti periodici, elementi una tantum, premialità, aumenti ad personam).
Storia del dipendente in termini di retribuzione (aumenti periodici, elementi una tantum, premialità, aumenti ad personam). Questo cruscotto puo’ contribuire all’analisi delle politiche retributive attuate per i dipendenti, allo scopo di dare elementi di valutazione, circa la carriera aziendale del singolo soggetto , in termini di competenze, funzioni, responsabilità, a fronte delle quali sono stati erogati, nel tempo, elementi di paga, ad personam, sempre maggiori. Il cruscotto dà anche una immagine chiara dell’aumento del costo retributivo dipendente, per effetto degli incrementi di paga contrattuale. Questo prospetto, spesso viene utilizzato in analisi che coinvolgono la gestione della carriera di un dipendente, nell’ambito di un sistema di Gestione HR complesso.
Fare Analisi dati, oggi è diventato un elemento fondamentale, lato aziende, per essere sempre sul mercato in modo competitivo ed efficiente, lato CDL, per orientare i clienti alla cultura del controllo di gestione, fornendo consulenza di alto livello, propositiva e professionale.
Gli strumenti tecnologici permettono di acquisire molti dati e presentarli in modo chiaro e sintetico e spesso in modo più facile di quanto si creda: il valore del servizio per le aziende e i benefici che ne può ricavare sono di importanza strategica.
